Реферат: Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Основные задачи и функции службы доу Какие функции осуществляет отдел делопроизводства службы доу

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:

– постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

– сокращение документооборота;

– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

12) организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

14) организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

2.5. Регламентация деятельности службы
документационного обеспечения управления

Служба ДОУ и ее работники осуществляют свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов (рис. 8):

– положение о структурном подразделении;

– должностные инструкции;

– инструкция по делопроизводству.

Создание положения и инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами (рис. 8).

Следует заметить, что в регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства, и создают изначальную организационную основу документооборота предприятия. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей предприятия способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить круг документов, которые будут создаваться и использоваться в управленческой деятельности.

Раздел устава, посвященный порядку управления предприятием, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплена взаимосвязь (приложение 1). Пересмотр положения следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, - должностная инструкция.

Рис. 8. Структура организационных документов,
закрепляющих статус работников службы ДОУ

Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции . Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является положение о структурном подразделении . Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

Наименование разделов положения о службе ДОУ	Содержание
Общие положения	Устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности, наименование должности руководителя службы, порядок назначения и освобождения его от должности, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе
Цели, задачи службы	Формулируются цели и задачи службы
Функции	Дается всесторонняя характеристика деятельности службы: описываются функции, закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы, разграничение функций между отдельными участками
Права	Содержит перечисление прав, закрепленных за службой: право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушений правил их оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций
Руководство	Приводятся обязанности руководителя службы ДОУ (координация деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения службы), его права
Ответственность (может включаться в раздел «Руководство»)	Перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с персоналом
Взаимоотношения с другими структурными подразделениями	Отражается наличие и характер взаимосвязей службы ДОУ с другими структурными подразделениями, состав и характеристика документов, разрабатываемых службой ДОУ совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией

Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, исходят из задач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «инспектор выполняет», «секретарь организует» «референт составляет» и т.д. При этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия его деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

Инструкция по документационному обеспечению управления - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование» , где определяются:

– вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

– виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

– общие правила подготовки и оформления документов;

– правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

– порядок изготовления и размножения документов;

– правила оформления и заверения копий и приложений;

– порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

– порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа правил (или регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, дается описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления .

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению формдокументов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Табель может иметь такие графы:

– код формы документа;

– наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;

– наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку, периодичность составления;

– согласование (внутреннее и внешнее) - указываются организации или структурные подразделения или должностные лица, участвующие в этом процессе;

– подпись (должность лица, которое подписывает документ);

– утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ);

– печать (необходимость удостоверения документа печатью);

– адресат-организация (структурное подразделение, в которое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении; периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании - внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

– исключить возможность неоправданного создания новых форм;

– установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

– учесть количество видов и форм документов.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.

В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – общим собранием членов кооператива.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;

Контроль за соблюдением стандартов на документы;

Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;

Регистрацию документов и учетно-справочную работу;

Контроль за исполнением документов;

Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;

Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

14.1. Функциональное назначение, цель, задачи, организационная структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.

Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются:

В организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятия;

В оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;

В надлежащем организационно-методическом руководстве по соблюдению установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия;

В действенном контроле за соблюдением установленного порядка работы с документами структурных подразделений и должностных лиц предприятия.

Своевременная, полная и качественная реализация службой ДОУ своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и численного состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием. В этой связи целесообразно прежде всего уточнить, что именно представляют собой организационная структура и численный состав службы ДОУ.

Организационная структура службы ДОУ - это совокупность образующих его подразделений (отделов, групп и пр.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием. Таким образом, организационная структура службы ДОУ характеризуется, во-первых, количеством входящих в нее подразделений и, во-вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности.

В свою очередь, численный состав службы ДОУ - это общее количество ее работников. Оно находится в прямой зависимости от количества входящих в службу подразделений. Иными словами, численность работников службы ДОУ - это не что иное, как суммарная численность работников образующих ее подразделений.

Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

Секретариат [приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро];

Инспекция при министре (руководителе ведомства);

Канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

Отдел по работе с письменными обращениями;

Отдел совершенствования работы с документами;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

Секретариат;

Экспедиция;

Подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

Машинописное бюро;

Подразделение по контролю за исполнением документов;

Подразделение совершенствования работы с документами;

Подразделение по работе с письменными обращениями;

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

Секретариат;

Канцелярия;

Группа контроля за исполнением документов;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами;

Группа по работе с письменными обращениями;

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 14.1.

Рис. 14.1. Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия

Что же касается предприятий (организаций, учреждений) с численностью работников свыше 100 чел., то в качестве оптимальной для решения задач документационного обеспечения управления их деятельностью может быть предложена примерная организационная структура службы ДОУ, представленная на рис. 14.2.

Рис. 14.2. Примерная организационная структура службы ДОУ

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

Установление оптимального численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» установлены нормы времени на выполнение следующих работ:

По документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти;

По составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений;

По документированию деятельности коллегиальных органов;

По автоматизации архивного хранения документов;

Отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по оформлению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов);

Справочно-аналитической работы по документам.

Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы ДОУ, то они содержатся в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей.

Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации).

Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

Ч н = Т об / Ф п,

где Ч н - нормативная численность работников, чел.; Т об - общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Ф п - планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.

В свою очередь, значение Т об определяется по формуле

Т об = Т н + Т нн,

где Т н - затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Т нн - затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.

Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 14.1.

Таблица 14.1

Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ

Вид работ по документационному обеспечению		Значение нормы, ч	Количество операций за год
Обработка входящих документов	Спец. II кат.
Обработка входящих факсов	Спец. II кат.
Обработка входящих телеграмм	Спец. II кат.
Обработка входящих телефонограмм	Спец. II кат.
Обработка исходящих документов	Спец. II кат.
Обработка исходящих факсов	Спец. II кат.
Обработка исходящих телефонограмм	Спец. II кат.
Учет документов	Спец. Iкат.
Справочно-информационное обслуживание	Спец. Iкат.
Выдача справок по запросам	Спец. Iкат.

На основании справочных данных годовой объем работ составил: для специалистов II категории - 14 925 часов, для специалистов I категории - 13 975 часов (всего 28 900 часов). Предположим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II категории составил (условно) 100 часов. Тогда, исходя из значения планируемого годового фонда рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 часов, определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ:

Т об = Т н + Т нн = 13 975 + 0 = 13 975 (ч);

Ч н = Т об / Ф п = 13 975: 2000 = 7 (чел.).

Т об = Т н + Т нн = 14 925 + 100 = 15 025 (ч);

Ч н = Т о6 / Ф п = 15 025: 2000 = 7,5 (чел.).

Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ в предстоящем календарном году потребуется семь специалистов I категории и восемь специалистов II категории, в том числе один (0,5) - на условиях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной четырем часам).

Аналогичным образом производится расчет численности работников по всем остальным структурным подразделениям службы ДОУ. На основании расчетов формируются сводные данные о численном составе службы ДОУ. Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел. представлены в табл. 14.2.

Таблица 14.2

Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

Структурное подразделение				Всего, чел.
Структурное подразделение	Руководящийсостав	Специалисты	Техническиеисполнители	Всего, чел.
Группа рассмотрения письменных обращений
Группа контроля исполнения
Экспедиционная группа
Группа обработки документов
Группа обеспечения протокольных мероприятий.
Группа организационно-методического обеспечения
Группа оперативного хранения
Группа архивного хранения
Группа подготовки проектов
Группа тиражирования

* В том числе руководитель службы ДОУ - 1 чел.

** Начальник административного отдела может исполнять по совместительству обязанности заместителя руководителя службы ДОУ.

Для определения оптимального численного состава службы ДОУ помимо перечисленных документов могут также применяться:

Отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных структурных подразделениях предприятий (организаций, учреждений);

Укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ.

Основные функции структурных подразделений службы ДОУ

Административный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела - группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения - исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов - контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства ,как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).

Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,- постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы - подготовки проектов документов и тиражирования документов.

14.2. Формирование службы ДОУ

Изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

Подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

Разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

Разработку проекта численного состава службы ДОУ;

Разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

Разработку проекта положения о службе ДОУ;

Разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

Разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

Разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из руководящего состава;

Разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений управления;

Разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

Разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и предоставленных полномочий руководитель кадрового органа действует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).

Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;

Государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98);

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в частности, «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

Инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;

Классификаторы управленческой документации (в частности, ОКУД ОК 011-93);

Типовые перечни документов, образующихся в управленческой деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);

Типовые формы документации (в частности, формы документации по учету труда и заработной платы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1).

Организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы (в частности, «Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, подготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);

Документы по организации труда работников (в частности, «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);

Документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в частности, «Квалификационный справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Изучение указанных документов должно осуществляться в контексте соответствующих положений локальных актов предприятия, в том числе:

1) устава предприятия (положения о предприятии);

2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;

3) положения о персонале предприятия;

4) штатного расписания предприятия.

Следующим этапом работы является подготовка служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует понимать краткое официальное письмо, используемое в процессе обмена документированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функциональное назначение документа заключается:

В объективном информировании руководителя предприятия о состоянии освещаемого в служебной записке вопроса;

В представлении обоснований формирования службы ДОУ, а также предложений о порядке ее формирования в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответствующих положений локальных актов предприятия.

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении 11.

Подготовка проекта штатного расписания службы ДОУ , т. е. документа, определяющего количественный и качественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное назначение документа состоит:

В установлении предельной численности работников (по предприятию и по структурным подразделениям) на календарный год;

В документировании указанных сведений в установленной форме.

Разработка проекта положения о службе ДОУ ,как это предусмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.

Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по ДОУ - это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается:

В установлении единого порядка обращения с документами предприятия в процессе повседневной деятельности;

В установлении единого порядка документирования управленческой деятельности предприятия.

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.

Раздел 4. Особенности оформления документов.

Раздел 5. Организация документооборота предприятия.

Раздел 6. Поисковая система по документам.

Раздел 7. Контроль за исполнением документов.

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив.

Раздел 10. Заключительные положения.

Разработка проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ производится на основе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих соответствующие виды (направления) деятельности и издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. Как и в случае с инструкцией по ДОУ при разработке инструкции по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.

Инструкция по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок осуществления такой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами службы ДОУ. Функциональное назначение инструкции заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе осуществления определенного вида (направления) деятельности.

Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция - это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов.

Функциональное назначение должностной инструкции заключается:

В рациональном разграничении служебно-деловых полномочий работников;

В установлении приблизительно равномерной служебноделовой загрузки работников;

В распределении работ в зависимости от сложности их выполнения и квалификации работников, на которых они возлагаются.

На этапе формирования службы ДОУ производится подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа руководителей службы - начальника службы ДОУ и, если это предусмотрено проектом штатного расписания, его заместителей. Указанные должностные инструкции рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия (или его заместителем по управлению).

По завершении формирования службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, специалистов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Под нормой времени следует понимать документ, определяющий необходимые затраты времени на выполнение определенного объема работы работником соответствующей квалификации.

Функциональное назначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:

В определении планируемой трудоемкости работ по документационному обеспечению управления;

В определении требуемой численности работников службы ДОУ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

Н вр = Н´К,

где Н вр - значение нормы времени, ч; Н - значение норматива оперативного времени, ч; К-коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в соответствии с «Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).

Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под руководством начальника службы ДОУ, после чего рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Пересмотр норм времени производится при изменении технологии работ по ДОУ, а также в том случае, если по тем или иным объективным причинам на протяжении трех и более месяцев имеет место постоянное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по соответствующим видам работ.

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта - как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению.

Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении своей деятельности в пределах предприятия взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями предприятия - по вопросам организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;

С юридической службой предприятия - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

С кадровой службой - по вопросам подбора, обучения и ротации персонала службы ДОУ;

Со службой труда и заработной платы - по вопросам разработки и внедрения мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

Со службой административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;

С бухгалтерией - по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков документов строгой отчетности.

Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по управлению

Подпись И. О. Фамилия

Схема взаимодействия службы ДОУ ООО «Сервис-экстра» со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия

Начальник службы ДОУ Подпись И. О. Фамилия

Рис. 14.3. Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ

За пределами предприятия служба ДОУ, как правило, взаимодействует:

Со службой ДОУ вышестоящего органа управления, по отношению к которомуданное предприятие занимает подчиненное (подведомственное) положение - по вопросам организации документационного обеспечения управления в соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами;

С научно-исследовательскими организациями и учреждениями - по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами;

С предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией - в процессе ведения внешней переписки;

Сорганизациями, предприятиями и учреждениями, предоставляющими услуги по обеспечению обмена документированной информацией (всех видов связи, используемых предприятием);

С отдельными гражданами (физическими лицами) - при поступлении от этих лиц письменных обращений (запросов, жалоб, предложений и заявлений).

Разработка проектов приказов о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия и о назначении руководящего состава службы ДОУ) производится на основании проекта изменений в штатном расписании и представления (представлений) к назначению на должность. Напомним, что приказ - это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия структурных подразделений и должностных лиц по двум и более вопросам повседневной деятельности.

Функциональное назначение приказа заключается в придании юридической силы решениям руководителя предприятия, принимаемым им в пределах своей служебно-деловой компетенции, по вопросам организации деятельности предприятия. Примерные тексты приказов о внесении изменений в штатное расписание и о назначении начальника службы ДОУ представлены на рис. 14.4 и 14.5.

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

ПРИКАЗ

г. Пущино Московской обл.

о создании службы документационного обеспечения управлении

В соответствии с Программой организационного развития предприятия на 2004 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать на предприятии с 1 января 2006 года на базе группы делопроизводства службу документационного обеспечения (службу ДОУ). Утвердить штатное расписание службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу).

2. Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ: административная группа; группа делопроизводства; группа технической подготовки документов; группа хранения документов; группа обеспечения.

Установить штатную численность службы ДОУ на 2006 год в количестве 27 чел.

3. Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).

4. Утвердить схему организационно-информационного взаимодействия службы ДОУ с должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (приложение 3 к настоящему приказу).

5. Признать утратившим силу приказ генерального директора предприятия от 8 ноября 2002 года № 211 о создании группы делопроизводства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Согласовано:

Рис. 14.4. Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание предприятия в связи с формированием службы ДОУ

Эмблема (логотип)

ОАО «Лидер»

г. Пущино Московской обл.

о назначении П. А. Иванникова начальником службы ДОУ

В связи с созданием службы документационного обеспечения
управления (службы ДОУ)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить с 1 января 2006 г. Иванникова Петра Афанасьевича начальником службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), освободив его от обязанностей начальника группы делопроизводства.

Установить П. А. Иванникову должностной оклад в размере
9500 руб.

2. Начальнику службы персонала до 5 января 2006 г. обеспечить внесение необходимых изменений в личное дело П. А. Иванникова и иную учетную документацию.

3. Утвердить должностную инструкцию начальника службы ДОУ (приложение 1 к настоящему приказу).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению
О. Е. Арефьеву.

Генеральный директор Подпись П. А. Добрынин

Согласовано:

начальник службы персонала Подпись Р. Ю. Янковская

Рис. 14.5. Пример приказа о назначении начальника службы ДОУ

Контрольные вопросы и задания

1. В чем заключается функциональное назначение службы ДОУ?

2. Каковы цели и задачи службы ДОУ?

3. Как производится установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ?

4. Как происходит установление оптимального численного состава службы ДОУ?

5. Как определяется примерный численный состав службы ДОУ?

6. Каковы основные функции структурных подразделений службы ДОУ?

7. Каков общий порядок формирования службы ДОУ?

8. Какова структура инструкции по документационному обеспечению управления?

Сегодня обсудим цели и задачи деятельности службы ДОУ в современных условиях. Актуальные изменения в организации деятельности служб ДОУ должны быть отражены в положении об этой службе. Как часто нужно пересматривать этот документ? Современная терминология и изменения в содержательном наполнении Положения о службе ДОУ.

Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

Цель данной статьи - рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом подразделении.

Функция управления документами в организации вы-полняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в норма-тивных документах последнего времени используется именно это название). Будем называть это подразделение так, как это сложилось в последние годы, - служба ДОУ.

Несмотря на то что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельно-сти, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серь-езных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

изменение законодательства в сфере информации и до-кументации;
изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы ор-ганизации или ее подведомственности, так и внедрени-ем системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.

Целью данной статьи является изложение некоторых современных подходов к формированию службы ДОУ.

Конечно, в одних организациях эти изменения более ощу-тимы, в других - менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности служб ДОУ и выражаются прежде всего в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре службы ДОУ, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному пер-соналу.

Терминология о службе ДОУ

Служба ДОУ - это:

Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления.
Структурное подразделение организации, осуществляю-щее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроиз-водства в подразделениях.

Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

«Служба ДОУ - это структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполни-тельной власти».

Именно второе значение понятия «служба ДОУ» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразде-ления, делопроизводитель - или работник, совмещающий вы-полнение делопроизводственных обязанностей с функциональ-ными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выпол-нение обязанностей по ведению делопроизводства можно толь-ко на основании приказа (распоряжения) руководителя орга-низации. Однако применительно к положению о службе ДОУ мы будем иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, кан-целярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответствен-но делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

Делопроизводство, документационное обеспечение, управление документами. Как известно, термин «делопроиз-водство» - старый термин, термин «документационное обес-печение (документационное обеспечение управления)», или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется на-ряду с термином «делопроизводство» в течение последних 30-35 лет. В настоящее время в литературе нет никаких доста-точно убедительных определений этих понятий, которые бы показывали разницу между ними. Специалисты в области ДОУ, как правило, употребляют их как синонимы и в том значении, которое закреплено ГОСТ Р 51141: «делопроизводство; документационное обеспечение (управления): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Тем не менее бытует точка зрения, согласно которой термин «ДОУ» предпочтительнее употреблять в тех случаях, когда речь идет о делопроизводстве на основе современных информационных технологий, а термин «делопроизводство» - в иных случаях, когда речь идет преиму-щественно о традиционной обработке документов. Но, во-пер-вых, это различие не отражено в официальном определении, а во-вторых, в настоящее время такое разделение представля-ется уже не актуальным.

Если вспомнить историю возникновения термина «ДОУ», то окажется, что его появлению способствовало не столько изменение представлений об обозначаемом понятии, сколь-ко вкусы времени. Термин «документационное обеспечение» был создан специалистами в области вычислительной тех-ники по аналогии с другими терминами, применявшимися разработчиками автоматизированных систем управления: программное обеспечение, математическое обеспечение, информационное обеспечение и др., а также по причине того, что само слово «делопроизводство» воспринималось ими как устаревшее.

В последние годы у нас входит в употребление еще один термин - «управление документами», являющийся букваль-ным переводом соответствующего английского термина «records management», обозначающий, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства про-ведения деловых (управленческих) операций». Сравнив опре-деление данного термина с определением делопроизводства по ГОСТ Р 51141-98, мы увидим, что и в том, и в другом случае речь идет о деятельности («совокупность планомерных и эф-фективных действий»), связанной с документированием (соз-дание документов) и организацией работы с документами (об-работка, хранение, использование, уничтожение документов). Следовательно, есть все основания говорить о том, что и этот термин не несет ничего принципиально нового в своем опре-делении, что позволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание. Ограничившись таким, возможно, несколько по-верхностным обзором, позволим себе рассматривать все три термина как синонимичные, по крайней мере, в рамках данной статьи.

Нормативное регулирование деятельности службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные до-кументы или документы методического характера, в которых бы содержалось примерное или типовое положение о службе ДОУ, как это было в свое время в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Приведенным в ГСДОУ примерным положением о службе ДОУ пользоваться в настоящее время можно только после очень серьезной его корректировки с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Тем не менее, отталкиваясь от этого примерного положе-ния о службе ДОУ и опираясь на его структуру, рассмотрим, какие положения о статусе службы делопроизводства, ее зада-чах и функциях актуальны для нашего времени и соответствен-но должны быть отражены в положении о службе ДОУ.

Общие положения

Первое, что устанавливается положением о подразделении (раздел «Общие положения»), - это название подразделения и его статус (официальное наименование подразделения и сте-пень его самостоятельности; место в структуре организации; кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; какими законодательными и иными нормативными актами руковод-ствуется в своей деятельности; кем утверждаются структура и штаты подразделения; имеет ли подразделение печать). В це-лом, все эти вопросы актуальны для определения статуса струк-турного подразделения и сегодня, вопрос только в том, как они решаются в каждом конкретном случае.

Важно знать!

При определении статуса службы ДОУ наиболее болезненный вопрос - это место подразделения в структуре организации.

По данным исследований, проводимых ВНИИДАД с 2007 г., даже в федеральных органах исполнительной вла-сти (министерствах, службах, агентствах) служба ДОУ лишь в отдельных случаях является самостоятельным подразде-лением. На практике это может быть Административно-правовой департамент, Управление правового обеспечения, Контрольно-аналитическое управление, Департамент организационной и специальной деятельности, Департамент го-сударственной службы и кадров, Административно-кадровое управление и др. В подавляющем большинстве случаев она входит в структуру другого подразделения.

Подобная ситуация обусловлена тем, что Типовым рег-ламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (пп. 1.5-1.9) установлено, что струк-тура и штатное расписание центрального аппарата федераль-ного органа исполнительной власти утверждаются руково-дителем органа власти с учетом реестра должностей федеральной государственной гражданской службы и актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений. Таким образом, каждый федеральный орган исполнительной власти самостоятельно решает вопросы организации делопроизводства и формирования соответ-ствующего структурного подразделения. На федеральном уровне нет единства не только в определении места этого подразделения в структуре органа власти, но и в его наиме-новании, функциях и штатной численности.

Такая же ситуация характерна для служб ДОУ иных государственных и негосударственных организаций.

При определении места службы ДОУ в структуре органи-зации следует исходить из того, что служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей органи-зации, следовательно, она должна быть самостоятельным под-разделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосред-ственно руководителю организации или одному из заместите-лей руководителя, в ведении которого находятся вопросы ин-формации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с ру-ководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руко-водства, выполняет другие поручения руководства.

Возможность службы ДОУ - это непосредственно «выходить» на руководство организации (руководителя, заместителя руко-водителя) принципиально важна для организации эффективной работы с документами и соответствующего отношения к доку-ментации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необос-нованные или несущественные.

Мнение эксперта

О.В. Белых,
старший специалист по документообороту компании
«Тоталь разведка разработка Россия»

Статья носит «энциклопедический харак-тер» с глубоким и универсальным описанием целей и задач деятельности службы ДОУ в со-временных условиях.

В частичном воплощении они являются характерными для многих отечественных организаций и предприятий. Современному времени свойственно отсутствие четко структурированной службы ДОУ в качестве организационного и методического центра, формирующего единые правила ведения де-лопроизводства, контролирующего соблюде-ние данных правил всеми работниками ор-ганизации. Автор призывает к закреплению за ДОУ на уровне предприятия свода правил и требований. Методический подход автора показывает необходимость положения о службе ДОУ и принципы его составления и внедрения. Помимо этого, автор приводит целый комплекс задач, функций, прав, ответ-ственности ДОУ, лежащих в основе форми-рования полноценного документального фонда организации, и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации. Прочтение этой статьи позволяет в практическом примене-нии не только проанализировать наиболее проблемные участки в данной сфере дея-тельности для конкретного предприятия, но и определить, какие наиболее важные зада-чи по совершенствованию системы ДОУ не-обходимо решить.

Цели, задачи и функции

В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет определение ее целей и задач, в уже упоминавшемся примерном положении о службе ДОУ этот раздел называется «Цели и задачи службы ДОУ». В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: «Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, коор-динация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». На наш взгляд, данную формули-ровку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.

Мнение эксперта

А.Н. Назаров,
начальник отдела корпоративного электронного документооборота и методологии
Управления делами ООО «Газпром межрегионгаз», канд. ист.наук

В качестве цели своей статьи «Служба ДОУ: цели, задачи и деятельность в совре-менных условиях» В.Ф. Янковая обозначила «рассмотрение наиболее важных изменений, происходящих в организации деятельности служб ДОУ, и того, как эти изменения могут быть отражены в положении об этом под-разделении» и тут же оговорилась, что «документационное обеспечение (делопроиз-водство) - достаточно консервативная область деятельности». Данное противоре-чие более или менее очевидно прослежива-ется на протяжении всей статьи. Особенно ярко это видно на примере приведенного В.Ф. Янковой сравнительного анализа терми-нов «делопроизводство», «документационное обеспечение» и «управление документа-ми» и краткого изложения истории их появления, на основании которых делаются выводы о том, что, по сути дела, ни один из этих терминов «не несет ничего принципи-ально нового в своем определении, что по-зволяло бы выделить и закрепить за ним особое содержание» и все три термина мож-но рассматривать как синонимичные.

На наш взгляд, данный пример очень по-казателен, потому что большая часть измене-ний, происходивших за последние годы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), касалась не столько целей и задач, стоящих перед службами ДОУ, сколь-ко технологий, применяющихся для решения данных задач. Безусловно, эти изменения в значительной мере были связаны с «приме-нением в процессах управления документа-ми компьютерной техники, автоматизацией делопроизводственных процессов, внедре-нием и применением систем электронного документооборота и электронных докумен-тов», однако, несмотря на это, основные за-дачи служб ДОУ остались почти неизменны-ми. И здесь В.Ф. Янковая опять соглашается с тем, что перечень задач, стоящих перед службами ДОУ, в целом был сформулирован верно еще в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданной Главархивом СССР в 1991 г. В.Ф. Янковая отмечает только, что в настоя-щее время задачи служб ДОУ, перечислен-ные в ГСДОУ, нуждаются в более четкой фор-мулировке. Кроме того, у автора статьи вызывает сомнения задача, связанная с со-кращением документооборота, т. к., по мне-нию В.Ф. Янковой, говорить о ней «в услови-ях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, некорректно. Мож-но говорить лишь об оптимизации докумен-тооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифи-цированного документирования».

Однако и в данном случае речь в большей степени идет о вопросах терминологии, чем о принципиальных различиях. Например, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или по-лучения до завершения исполнения или отправления». Таким образом, если считать, что рациональная маршрутизация документов на-правлена на ускорение их движения и соот-ветственно сокращение сроков их исполне-ния в организации, а исключение случаев неквалифицированного документирования нацелено, помимо всего прочего, на приведе-ние количества подготавливаемых в организа-ции документов к оптимальному, то грань между сокращением документооборота и его оптимизацией перестает быть слишком яркой.

Вероятно, можно говорить о том, что цели и задачи служб ДОУ в своей основе остаются традиционными и в наше время, но применение новых технологий и инстру-ментов позволяет сделать решение этих за-дач более эффективным.

На заметку

Неудачным названием для службы делопроизводства является название «общий отдел», поскольку из слова «общий» никак не вытекает, что речь идет о подразделении, обеспечивающем работу с документами.

Представляется, что при формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд - совокупность всех документов, об-разовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений. Жизнь документа в делопроизводстве заканчива-ется тогда, когда документ по истечении срока хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или по-стоянному хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т. е. в архив организации. Следо-вательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформули-ровать таким образом: формирование полноценного доку-ментального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

Это утверждение можно воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие «документального фонда» - это новое понятие. Ни в одном словаре или стандар-те, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не за-фиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нор-мативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, - это Прави-ла делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447.

В пунктах 26 и 27 этого документа говорится: "Феде-ральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его дея-тельности документов <...> Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуще-ствляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обес-печения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти".

Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытека-ют из цели или определяются целью. В свою очередь, цели и за-дачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.

Для того чтобы сформулировать задачи службы ДОУ, нуж-но ответить на вопрос: что необходимо сделать для того, что-бы сформировать полноценный документальный фонд органи-зации?

В примерном положении о службе ДОУ задачи подраз-деления сформулированы следующим образом: "...Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с до-кументами;

2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поис-ковых систем, контроля исполнения и подготовки докумен-тов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методиче-ских документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрес-сивных технологий документационного обеспечения управ-ления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности органи-зации".

Мнение эксперта

В.М. Козлова,
документовед Бюро организациидокументооборота ОАО "ОКБ Сухого"

В деятельности любой организации без четко поставленных целей и задач невоз-можно добиться эффективных результатов в работе. Поэтому необходимо ответственно подходить к разработке локальных норма-тивных актов организации, которыми будут руководствоваться сотрудники при выпол-нении своих служебных обязанностей. Поло-жение о структурном подразделении позво-ляет четко определить место подразделения в организационной структуре компании, отразить цели, функции и задачи, выпол-няемые сотрудниками.

В данной статье В.Ф. Янковая подробно описала требования к содержанию разделов Положения о службе ДОУ. Автор определила цель деятельности службы ДОУ, ее основные актуальные на сегодняшний день в условиях развития информационных технологий зада-чи и функции, которые можно дополнять и уточнять в зависимости от специфики дея-тельности организации. Информация, предо-ставленная в статье, поможет разработать По-ложение о структурном подразделении, соответствующее современным требованиям к специалистам в области документационного обеспечения управления.

В условиях динамично развивающегося бизнеса, при регулярной оптимизации биз-нес-процессов компании сотрудникам необхо-димо отслеживать актуальность информации, предоставленной в локальных нормативных актах. Все изменения, происходящие в про-цессах деятельности компании, необходимо вовремя закреплять во внутренних управлен-ческих нормативных документах и контроли-ровать их выполнение всеми сотрудниками компании.

Перечень задач, на наш взгляд, в целом сформулирован верно, но вызывает сомнение п. 2.1.3, поскольку ставить зада-чу "сокращения документооборота, количества форм докумен-тов и документов" в условиях, когда рост документооборота является объективной тенденцией, не корректно. Можно гово-рить лишь об оптимизации документооборота, о рациональной маршрутизации документов, исключении случаев неквалифи-цированного документирования. Кроме того, задачи службы ДОУ нуждаются в более четкой формулировке.

Исходя из сформулированной нами цели службы ДОУ, формирование полноценного документального фонда орга-низации и создание условий для его эффективного исполь-зования в текущей деятельности организации, - мы можем задачи службы ДОУ выстроить следующим образом:

обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хра-нения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с доку-ментами и контроль за применением;
совершенствование форм и методов работы с докумен-тами на основе применения информационных техноло-гий, унификации и стандартизации документов и про-цессов управления документами;
организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подраз-делениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выпол-няемые данным подразделением.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управ-ленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразде-ления, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: органи-зация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональ-ной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.

Полезно знать!

Функции подразделения - это фактически конкретные виды работ, которые должно выполнять подразделение для достижения поставлен-ных задач.

Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:

организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфе-ре управления документами;
контроль выполнения установленных правил и тех-нологий создания, обработки, хранения и использо-вания документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обес-печением их сохранности) в структурных подразде-лениях организации;
контроль за состоянием организации работы с доку-ментами в подведомственных организациях.

К специфическим функциям службы ДОУ относятся сле-дующие:

разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, адми-нистративных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих про-цессы создания, обработки, хранения и использования документов организации;
проектирование образцов бланков документов, раз-работка унифицированных форм документов, кон-троль их использования в структурных подразделе-ниях организации;
разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем админист-ративных и бизнес-процесов по управлению докумен-тами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);
осуществление экспедиционной обработки докумен-тов;
организация предварительного рассмотрения доку-ментов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организа-ции;
организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документообо-рота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, веде-ние информационно-справочной работы по докумен-там, создание, хранение, поиск и использование до-кументов в организации;
организация контроля за сроками исполнения доку-ментов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
ведение аналитической работы по результатам кон-троля исполнения документов (поручений) и инфор-мирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисцип-лине;
обеспечение документирования деятельности колле-гиальных (совещательных, координационных, мето-дических и др.) органов;
организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
рассылка документов (копий документов) по струк-турным подразделениям организации и подведом-ственным организациям;
разработка и согласование номенклатур дел струк-турных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;
проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и от-бору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
подготовка предложений о проведении работ по ав-томатизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой систе-мы электронного документооборота;
повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопро-сам создания, обработки, хранения и использования документов.

Предлагаемый перечень функций службы ДОУ можно рас-сматривать как универсальный, т. е. такой, который в полном объеме может использоваться в организации, независимо от содержания и характера ее деятельности, организационно-пра-вовой формы, объема документооборота и других особенностей.

Мнение эксперта

Г.В. Подкорытова,
начальник отдела делопроизводства ЗАО "ФИНЭКС Качество",
член Гильдии управляющих документацией

В очередной раз с интересом к изложен-ной тематике и огромным уважением к кон-кретному автору публикации ознакомилась со статьей журнала.

Как практик с многолетним опытом рабо-ты, в т. ч. в организациях различных форм собственности, могу уверенно сказать - цели статьи, обозначенные автором как анализ из-менений, происходящих в деятельности служб ДОУ, и документирование этих измене-ний созданием (корректировкой) положения о подразделении, являются более чем важ-ными и актуальными в работе организации.

К сожалению, руководство высшего уровня на практике, как правило, о подоб-ных публикациях не ведает или просто не хочет вникать в суть вопроса. Причины этого разные: первоочередные куда более важные и насущные, на их взгляд, задачи -выпуск продукции, оказание услуг, а в от-дельных случаях - отсутствие предложений по оптимизации документирования бизнес-процессов со стороны специалистов ДОУ.

Более того, на вопрос, как обстоит в орга-низации дело с постановкой делопроизвод-ства, многие руководители ответят положи-тельно. Хотя надо отметить, что в последнее время руководители все чаще ставят вопрос о качественном улучшении делопроизвод-ства в организации, понимая высокую сте-пень его важности и значимости.

В своей практике мне посчастливилось работать с директором, впоследствии с ним же - генеральным директором, который бо-лее чем внимательно относился к документационному обеспечению управления, дове-рял специалистам ДОУ, а также поддерживал службу ДОУ во всех ее инновациях с предва-рительным анализом предлагаемых измене-ний. Необходимо подчеркнуть, что он также равно уважительно относился к специали-стам иных служб организации. И вот этим отношением он вырастил немало прекрас-ных специалистов.

Что же мы имеем в отдельно взятых ор-ганизациях сегодня? Я думаю, то, о чем я скажу, знакомо многим. Что такое специа-лист-делопроизводитель, будь он руководи-тель службы или рядовой работник? Что та-кое проблемы службы по отношению к иным, на взгляд руководителя, наиболее важным подразделениям? Зачастую наша служба и ее работники оказываются "на задворках". Кого сокращают в первую очередь? Дело-производителей. Кого в последнюю очередь мотивируют на результат? Делопроизводите-лей. Кому не считают важным выделять де-нежные средства на повышение квалифика-ции, участие в коллегиальных мероприятиях по обмену опытом? Делопроизводителям. Кого не назначают в структурных подразде-лениях? Опять же ответственных за ведение делопроизводства. И что же мы тогда дол-жны ждать в плане оптимизации документо-оборота, исключения случаев неквалифици-рованного документирования? Да почти ничего. Отсюда и конечный результат:

длительное, в т. ч. возвратное, движение безграмотно оформленных документов;
низкий уровень исполнительской дис-циплины в работе с документами;
выполнение рутинных простых операций по обработке документов высококвали-фицированными работниками службы ДОУ по причине нехватки работников вместо выполнения ими задач внедре-ния и поддержания современных техно-логий в работе с документами.

И это далеко не полный перечень упуще-ний в организации документационного обес-печения управления.

В заключение хочется сказать следующее. Уважаемые руководители, коллеги! Наша служба ДОУ занимает не последнее место в работе организации. Обратите еще раз пристальное внимание на наши проблемы, задачи, и результат не заставит себя ждать. А экономия средств на нуждах службы сего-дня, в т. ч. на автоматизации документирова-ния, завтра может явиться одной из причин ослабления рыночных отношений со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Однако данный перечень функций не является исчерпывающим, в отдельных случаях он может дополняться иными функциями, например для служб ДОУ органов власти важно выделить в качестве отдельных функций организацию работы по рас-смотрению и исполнению обращений граждан, запросов юри-дических и физических лиц, запросов депутатов законодатель-ных (представительных) органов власти и др.

Права, ответственность и взаимоотношения

Кроме регламентации функций службы ДОУ в положении о ней устанавливаются комплекс прав и виды ответственности за возможные нарушения, отступления от установленного поряд-ка работы с документами, а также порядок ее взаимодействия с руководством, другими подразделениями организации и (или) подведомственными организациями, сторонними орга-низациями и лицами.

Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:

требовать от руководителей структурных подразде-лений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил соз-дания, обработки, хранения и использования доку-ментов;
запрашивать в структурных подразделениях и под-ведомственных организациях информацию, необхо-димую для организации работы с документами и оценки ее результатов;
возвращать работникам организации - исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушени-ем установленных правил согласования и удостове-рения документов;
готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования ра-боты с документами;
представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повы-шении исполнительской дисциплины, совершенство-вании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Важно знать!

Право структурного под-разделения - это механизм, позволяющий обеспечить выполнение установленных функций в случае возникно-вения каких-либо проблем (помех).

В разделе "Ответственность" положения о службе ДОУ устанавливаются критерии оценки работы подразделения. Кри-терии оценки в данном случае - это показатели, характеризую-щие качество, своевременность, соответствие выполняемой работы установленным объемам и другим показателям, которые используются для измерения качества и количества выполняемой работы. Качество выполнения работы может определять-ся степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и дру-гих нормативных и методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Полезно знать!

Своевременность выполнения работы определяется соответствием конкретных сроков завершения работ темсрокам, которые установлены плановыми, распо-рядительными или иными документами.

В данном разделе положения о службе ДОУ желательно отразить ответственность за:

нарушение правил, сроков создания, обработки, хра-нения и использования документов;
нарушение принципов (правил) формирования доку-ментального фонда организации, утрату или порчу документов;
несоблюдение установленной в организации техно-логии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
разглашение информации служебного характера, не-соблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;
невыполнение в установленные сроки и установлен-ном объеме поручений руководства;
несоблюдение установленных правил противопожар-ной безопасности, организации и охраны труда.

Раздел "Взаимоотношения" положения о службе ДОУ опре-деляет информационные и документационные связи подразделения, документы, создаваемые в подразделении; устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения, а также определяет, в каком порядке и кем рассмат-риваются разногласия, возникающие в деятельности подразде-ления.

В данном разделе положения должно быть предусмотрено взаимодействие службы ДОУ с руководством организации, всеми функциональными и вспомогательными подразделения-ми организации, службой ДОУ вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами.

Цели, задачи, функции службы ДОУ, установленные поло-жением о ней, должны найти свою детализацию в должностных инструкциях работников этого подразделения.