Как правильно подписывать электронные письма с уважением. Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках. Имя, должность, название компании
В любой переписке, особенно деловой, очень хорошо характеризует человека наличие хорошей подписи к письмам. Каждый сам для себя выбирает, что он поставит в подписи. Но что есть хорошая подпись в корпоративных письмах? Условно могу разделить подписи к письмам в рабочей почте на хорошие, бесполезные и избыточно бесполезные.
Хорошие подписи содержат 4 элемента – фразы вежливости, фамилии и имени, должности и контактной информации.
- Сразу после письма следует использовать то, что я называю фразой вежливости. Даже не знаю, как это сформулировать, лучше приведу несколько примеров:
С уважением,
С наилучшими пожеланиями,
Искренне Ваш(а),
- ФИО отправителя . Подписывайтесь так, как вам хочется, что бы к вам обращались. Если по имени-отчеству, то пишите полостью " Петр Сергеевич Иванов", если предпочитаете обращение по имени, то тогда просто " Петр Иванов". Считается, что если имя идет перед фамилией, то это вызывает более благоприятное расположение получателя письма.
- Должность и место работы . Это актуально для рабочей почты. Подпись должна напомнить получателю, откуда вы. Также можно указать адрес компании, если в переписках может обсуждаться посещение офиса.
- Контактная информация
. Если почта рабочая, то пишите принятые в компании средства связи – телефон, адрес электронной почты, мессенджеры. Адрес электронной почты хоть он и содержится в заголовках письма, почтовые клиенты зачастую показывают ФИО отправителя, потому не будет лишним написать его в подписи. Не советую писать личные мобильные телефоны в рабочей почте.
Для личной почты укажите те способы связи, по которым с вами можно связаться. Не обязательно указывать все возможные способы, особенно если вы не постоянно ими пользуетесь.
Пример хорошей корпоративной подписи:
С уважением,
Иванов Петр,
старший специалист отдела продаж ООО "Рога и Копыта"
Телефон рабочий: +7 112 2233 доб.1234
Телефон моб.: +7 111 222 3333
Skype: ivanovpetrRIK
Пример хорошей личной подписи:
С уважением,
Иванов Петр
Телефон моб.: +7 111 222 3333 (WhatsApp, Viber)
Skype: ivanovpetrpersonal
Бесполезные подписи – это подписи, в которых нет как минимум 2 пунктов из хороших подписей. В вот избыточно бесполезные наоборот содержат много пунктов, из-за чего объем текста которых превышает средний размер отправляемого сообщения. Обычно этого добиваются при перечислении в подписи разных наград, званий и достижений отправителя. Иногда чуть ли не портфолио в подписи собирают 🙂 Если уж так хочется сообщить о своих достижениях получателю, то рекомендую в подпись добавить ссылку на страничку в социальной сети, в которой будет собрана и представлена вся информация о достижениях.
Словосочетание «с уважением» может быть однородным членом предложения или в составе вежливой подписи делового письма. Где ставить запятую, подскажет контекст.
«С уважением» выделяется запятыми
С двух сторон
Выделяется запятыми, если стоит в середине перечисления однородных членов предложения.
- К нашему профессору мы относились с любовью, с уважением, с удивлением перед его обширными познаниями.
- Поздравляем нашу девочку с радостью, с любовью, с уважением, с чувством восхищения её работоспособностью и целеустремлённостью.
Перед фразой
Если перечисление заканчивается в конце предложения или после слова есть союз и.
- О своём отце он рассказывал с гордостью, с уважением.
- Бригадир привлекал к себе спокойствием, рассудительностью, с уважением и готовностью помочь каждому.
После фразы
В вежливой подписи в конце современных деловых писем.
«С уважением» запятая нужна или нет? В русской грамматике правила постановки запятой после фразы «с уважением» и подписью автора письма не ставилась.
Сейчас сложилась традиция, что после «с уважением» запятая ставится обязательно, потому что при чтении на месте запятой интонационно просится пауза. Запятая ставится в этом случае ещё и по аналогии с пунктуацией в английском языке.
Русский язык развивается, некоторые традиции забываются, а новые появляются. В данной ситуации допускается двоякое употребление запятой. Теперь становится традицией запятая после слов с уважением и перед фамилией автора письма. Большая часть адресатов считают правильной новую традицию.
Подпись в электронном письме – неотъемлемый атрибут деловой переписки. От этого элемента часто зависит, будет послание прочитано или сразу отправлено в «корзину». Письма по содержанию могут быть рекламными, информационными или поздравительными. Во всех случаях подписант должен проявить уважение и идентифицировать себя. Рекомендуется указывать и свои контактные данные для обеспечения возможности оперативной связи. Оригинальность оформления и правильность подачи сведений способны существенно повлиять на отношение получателя рассылки к компании.
Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть
Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:
- доведение информации (подпись выступает в качестве визитной карточки);
- ненавязчивая реклама (бесплатное создание определенного имиджа и напоминание о себе);
- экономия временных затрат при автоматизации процедуры визирования сообщений.
Как правильно оформить подпись в электронном письме:
- Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
- Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
- Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
- Важное условие – грамотность написания.
- Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.
Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление. Выбор декоративного стиля написания букв делается при желании подчеркнуть новизну, оригинальность, творческую жилку у отправителя.
Подпись в электронном письме: примеры
Трудности пунктуации в письменной деловой речи
Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?
Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем...
Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.
Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?
После слов «С уважением»
принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
Например, корректно:
С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д. О. Иванцева
Нужна ли точка после подписи в деловом письме?
Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.
Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.
Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов – восклицательный знак или запятую?
Первая фраза делового письма – обращение – может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак – пишем первое предложение с прописной.
Какие слова нужно и какие слова не нужно обособлять?
Разобраться в этом поможет «Справочник по пунктуации» , опубликованный на нашем портале. Он составлен на основе наиболее частых вопросов посетителей «Справочного бюро».
Подписи в электронных почтовых письмах следует использовать тогда, когда вы хотите предоставить получателю дополнительные контактные данные, большую информативность и просто проявить профессионализм. Мы в сегодняшней статье постараемся рассказать обо всех наиболее важных правилах оформления подписей с несколькими наглядными примерами.
Вне зависимости от содержимого подписи, руководствуясь правилами оформления, использовать нужно исключительно текстовое наполнение с минимальным количеством изображений. Это позволит получателю более комфортно воспринимать информацию, копировать текст и не тратить время на ожидание загрузки дополнительной графики.
По необходимости можете использовать все возможности стандартного редактора подписей, комбинируя различные цвета для текста и фона. Однако не делайте подпись излишне яркой и притягивающейся большее внимание, нежели основное содержание.
Идеальный вариант подписи должен напрямую ссылаться на вас, как на отправителя, с указанием дополнительных контактных данных. Например, часто указываются страницы в соцсетях и сообщества с указанием ссылок. Нельзя забывать также и о правилах приличия в общении, используя уважительную форму обращения.
Необязательно использовать полный вид имени, включающий фамилию, имя и отчество. Вполне можно ограничиться полным или частичным сокращением. Тут же нужно отметить, что инициалы должны быть написаны на одном языке с остальным текстом, создавая ощущение органичности оформления. Исключением являются лишь некоторые сокращения, вроде «E-Mail» , и название компании.
Если вы являетесь представителем какой-либо компании и письма отправляются с учетом вашей деятельности, важно упомянуть ее название. По возможности можно указать вашу должность и дополнительные контакты организации.