Письменное описание деятельности организации образец для банка. Письменное пояснение о характере и схеме ведения бизнеса ремонтно строительной компании Схема ведения бизнеса для банка

Нередко компаниям приходится сталкиваться с различными ситуациями – блокировкой банком расчетного счета , расторжением в одностороннем порядке по инициативе банка заключенного договора об обслуживании без, казалось бы, очевидных на то причин, и т.п.

Поскольку такие ситуации имеют место, в этой статье мы расскажем о том, что может послужить причиной таких действий банка, и как их избежать, используя такой инструмент, как информационное письмо в банк. В конце статьи мы рассмотрим образец письма в банк о деятельности предприятия, форма которого может быть использована в деловой переписке с кредитным учреждением.

Мотивы и полномочия банка

С недавнего времени банки наделены правом изучать и анализировать операции своих клиентов, с целью выявления в его финансовой деятельности признаков, свидетельствующих об отсутствии реального бизнеса, а также о наличии различных схем оптимизации налогообложения и «отмывании» доходов. Перечень признаков, свидетельствующих о подобных нарушениях финансовой и налоговой политики, сформулированы в положениях, изложенных в Методических рекомендациях Банка России № 18-МР от 21.07.2017 г.

Таким образом, в пределах собственной деятельности, банки не только имеют право, но и обязаны контролировать финансовые операции по счетам своих клиентов, на предмет их полного соответствия нормам российского законодательства. Также банки наделены полномочиями истребовать у клиента, в отношении деятельности которого возникли сомнения, письменные пояснения относительно экономической составляющей той или иной операции. Ответом банковскому учреждению на такой запрос является информационное письмо банку о деятельности организации.

Письмо банку о деятельности организации: образец документа и его структура

К праву и попыткам банка удостовериться в реальности бизнеса и деятельности организации следует относиться конструктивно. Чтобы кредитное учреждение не имело оснований для применения наказательных мер, нужно своевременно и по сути его запроса предоставлять письмо в банк о деятельности организации, образец которого должен соответствовать требованиям деловой переписки и содержать затребованную банком информацию.

Информационные письма для банка относятся к категории деловых писем. Форма и образец письма банку должны:

отвечать общим правилам бизнес-этикета, и соответствовать нормам деловой переписки;

Типовой образец письма банку о деятельности предприятия (организации, компании) никакими регламентирующими актами не утвержден, поэтому в деловой переписке с кредитным учреждением используется та форма и структура, которая предусмотрена в конкретном банке, с которым у агента заключен договор об обслуживании.

Как правило, кредитные учреждения в деловой переписке используют стандартные формы письменных сообщений, поэтому можно говорить о том, что по своей структуре образец письма банку должен иметь:

реквизиты организации-отправителя

указываются в левом углу письма. Сведения (наименование организации, ее адрес и контактные телефоны, исходящий и дата регистрации корреспонденции) могут быть напечатаны либо указаны путем проставления углового штампа организации. При использовании фирменного бланка указываются только исходящий № и дата регистрации письма;

сведения об адресате

указывается должностное лицо, наименование банка;

наименование документа

заголовок должен конкретизировать суть содержания, к примеру, письмо о смене реквизитов банка – образец верного наименования будет следующим: «О смене реквизитов»;

изложение данной части должно носить уведомительную форму и содержать только конкретную информацию, отвечающую на запрос банка (если письмо в кредитную организацию является ответом на таковой), либо информацию об аспектах деятельности, требующих соответствующего уведомления банка о них;

сведения о приложениях (если таковые имеются)

указывается перечень документов, затребованных кредитным учреждением (например, для подтверждения реальности бизнеса);

указывается должность и фамилия должностного лица, подписавшего письмо в банк.

Подробнее о содержательной части письма о деятельности организации

Приведем несколько примеров формулировки обращений, с которых следует начинать информационное письмо в банк, образец которого соответствует требованиям деловой переписки:

«В соответствии с запросом Банка «ХХХ» от 01.02.2019 года, исх. № 124/231, сообщаем следующее: …»

формулировка используется при написании ответа на запрос кредитного учреждения;

«Настоящим доводим до Вашего сведения …» либо «Уведомляем (извещаем) Вас о …»

данные формулировки используются в случаях, когда банку направляются сведения уведомительного характера, к примеру – о смене реквизитов, отказа от продления договора об обслуживании, о необходимости изменения лимитов операций и проч.

Образец письма о деятельности:

Приведем еще несколько примеров, как должно быть составлено в содержательной части информационное письмо компании.

Пример 1 «Смена банка» (письмо, образец которого должен учитывать некоторые положения договора об обслуживании)

«Настоящим доводим до Вашего сведения, что срок Договора об обслуживании № 111 от 01.03.2018 года между вашим банком и ООО «Прогресс» истекает 28.02.2019 года. В соответствии с пунктом «Х.ХХ» вышеуказанного договора ООО «Прогресс» уведомляет вас о том, что не имеет намерений продлять действие договора в связи с переходом на обслуживание в банк КБ «Надежный»».

Пример 2 «О смене руководителя предприятия»:

«Настоящим доводим до Вашего сведения, что с 10.02.2019 года в ООО «Прогресс» произошла смена руководителя предприятия. Исполнявший обязанности директора Иванов Иван Иванович уволен с 09.02.2019 г. С 10.02.2019 г. к обязанностям директора приступил Петров Петр Петрович. В связи с вышеизложенным, просим все платежи по расчетному счету предприятия с 10.02.2019 года производить за подписью Петрова П.П.»

Пример 3 «О смене реквизитов»:

«Уведомляем Вас о том, что у ООО «Прогресс» с 11.02.2019 г. изменились реквизиты в обслуживающем банке КБ «Надежный». В связи свышеуказанным предоставляем Вам новые реквизиты и просим с момента получения данного письма все платежи осуществлять по следующим реквизитам:

к/с 30101810400000000146

р/с 40176543210000007534 в КБ «Надежный» г. Москва

БИК 047539146»

Подобным письмом уведомляют контрагентов о смене банковских реквизитов.

Показан принцип управления бизнесом с использованием бизнес-модели предприятия.
Но любой практикующий бизнесмен скажет, что наличие такой модели совершенно недостаточно для реальной деятельности. И он будет прав!

Сегодня мы остановимся на более вопросах, чем моделирование материальных и финансовых потоков.

Это разработка схем ведения бизнеса и описание этих схем в виде юридических и бухгалтерских документов.

Такой пакет документов отличается по содержанию от инвестиционного проекта, это проект организации деятельности или оргпроект.

Потребность в оргпроектах возникает очень часто.

Рассмотрим особенности создания оргпроекта на конкретном примере.

Коммерческому директору Оптовой фирмы поступило предложение от Поставщика о поставках товаров народного потребления (ТНП) с отсрочкой платежа. Всего Поставщик планирует поставить 12 000 шт. ТНП, например электрических чайников, по цене 1000 руб./шт. партиями по 4000 шт./мес. Отсрочка платежа по каждой партии 3 месяца. Коммерческий директор знает, его фирма продает такие чайники по цене 2000 руб./шт. Он согласен заключить договор на поставку.

Нам нужно разработать оргпроект этой сделки.

Участники

Для начала мы должны определить всех реальных участников.
Кроме Поставщика и Оптовой фирмы в сделке присутствуют Покупатели и фирма, предоставляющая складские услуги.

Поставщик: осуществляет поставку ТНП Оптовой фирме, получает оплату за поставленные ТНП

Оптовая фирма: получает ТНП от Поставщика, отплачивает их, продает ТНП Покупателям, оплачивает услуги склада по хранению ТНП

Покупатели: Приобретают и оплачивают ТНП у Оптовой фирмы

Склад: Оказывает услуги Оптовой фирме по хранению ТНП, получает оплату за оказанные услуги

Процедура работы

Когда схема деятельности создана, нужно описать последовательность действий для реализации сделки. Одновременно записываем все численные значения, которые нам известны.

1. Поставщик и Оптовая фирма заключают договор о поставке ТНП
в количестве 12 000 шт.

Поставка производится партиями по 4 000 шт., 1 партия в месяц.
Стоимость ТНП - 1000 руб./шт.

2. Оптовая фирма арендует дополнительные складские помещения. Стоимость арендной платы - 0,2 млн. руб./мес.

3. Оптовая фирма продает ТНП покупателям. План продаж 1500 шт./мес.

Цена продажи - 2000 руб./шт.

5. Оптовая фирма расплачивается с Поставщиком по графику.
График оплаты: 4 мес.- 4,0 млн. руб., 5 мес.- 4,0 млн. руб., 6 мес.- 4,0 млн. руб.

Экономическое моделирование

После чего описываем материальные и финансовые потоки и создаем экономическую модель сделки. Тогда мы сможем определить, может ли Оптовая фирма вовремя оплатить поставки ТНП.

Поставка ТНП

Продажа ТНП

Склад

Финансовые потоки

Кеш-фло всегда положительное. Это означает, что денег от реализации ТНП хватитает, чтобы вовремя расплатиться с Поставщиком.

Все, что мы описали можно оформить в виде одного документа.

Такой документ, в котором описаны:
- Участники
- схема деятельности
- процедура работы
- экономическое моделирование
можно рассматривать как развернутое ТЭО или небольшой бизнес-проект для получения кредита.

Для реальной сделки требуется еще разработка адекватного документооборота.

Документооборот

Нарисуем новую схему с учетом всех документов, необходимых для осуществления деятельности.
Как видим схема документооборота более сложная, чем схема деятельности.

На ней видны три больших блока, показывающие отношения Оптовой фирмы с другими участниками.

Основой взаимодействия является договор между Оптовой фирмой и:
- Поставщиком
- Покупателями
- Складом

Рассмотрим эти блоки подробнее.

Договор Оптовая фирма-Поставщик

Договор на поставку ТНП заключается между Поставщиком и Оптовой фирмой.
Сумма договора 12,0 млн. руб. Срок действия не менее 6 месяцев. В договоре должен быть зафиксирован график выплат за поставленные ТНП.

Каждая партия ТНП передается по Акту приема-передачи.
Оплата каждой партии ТНП оформляется Протоколом.

После оплаты последней партии необходимо составить протокол взаиморасчетов и подписать акт о выполнении договора.

Взаимодействие Оптовая фирма-Покупатели

Договора на покупку между Покупателем и Оптовой фирмой не требуется.

Покупатель, желающий приобрести ТНП, получает Счет.

После его оплаты, он оформляет накладные на получение ТНП. Коммерческий отдел Оптовой фирмы оформляет их в количестве 3 экз.
Покупатель едет на склад. На складе он получает ТНП и 1 экз. оформленной накладной.
Из 2-х оставшихся накладных - одна остается на складе для отчета, другая передается в бухгалтерию Оптовой фирмы.

Договор Оптовая фирма-Склад

Оптовая фирма и Склад заключают Договор на оказание услуг ответственного хранения.
На основании заключенного договора Оптовая фирма передает Складу ТНП на хранение. Передача ТНП фиксируется Актом приема-передачи.

Ежемесячно Склад выставляет Оптовой фирме счет за услуги ответственного хранения. Счет выставляется заранее, за будущий месяц. Оптовая фирма оплачивает Счет.

По окончании месяца Склад и Оптовая Фирма подписывают акт-приема сдачи работ на сумму оказанных услуг.

Кроме того, Склад предоставляет Оптовой Фирме ежемесячный отчет о фактическом отпущенных ТНП.

Оргпроект

Описанное взаимодействие участников по данной сделке достаточно условно. Возможны отличия от этого варианты взаимодействия.

В реальной фирме любая схема ведения бизнеса предполагает согласованную работу нескольких ответственных сотрудников фирмы, связанную с подготовкой нужных документов.

Далее проводится производственное совещание под руководством генерального директора, весь пакет документов утверждается, как оргпроект.

Создание оргпроекта

Заключение

После того, как оргпроект утвержден, он начинает реализовываться.

Конечно, любой сотрудник, давно работающий в Оптовой фирме, скажет, что никаких оргпроектов в фирме не существует, все работает само собой.

Это далеко не так. Агентству, как консалтинговой фирме, многократно приходилось вместе с клиентами разрабатывать схемы ведения бизнеса, оформленные в виде оргпроектов.
Смотрите на сайте

А теперь представьте себе начинающего предпринимателя, который наскреб деньги на бизнес-план и даже смог получить средства инвестора. Впереди у него еще так много работы, о которой он просто не догадывается.

Поэтому, кроме разработки инвестиционных и бизнес-проектов, Агентство оказывает услуги предпринимателям по

Агентство не только создает нужные оргпроекты, но и проводит тренинги сотрудников по документообороту создаваемого бизнеса.

Компании малого бизнеса все чаще жалуются на банкиров, появляется все больше сообщений о блокировках банками счетов и о случаях расторжения договоров обслуживания без всяких на то оснований, как утверждают пострадавшие. Однако во многих случаях у банков есть веские причины. В последнее время основным постулатом клиентской политики любого банка – в соответствии с требованиями ЦБ – стала реальность бизнеса клиента. Признаки плохих компаний были сформулированы в положении Банка России № 18-МР от 21 июля 2017 г. Что делают банки, чтобы убедиться в реальности бизнеса?

1. Банк изучает операции клиента с целью выявления признаков, которые свидетельствуют об отсутствии реального бизнеса или наличии схем оптимизации налогообложения. Признаки таковы:

Со счета компании не производятся выплаты зарплат работникам, а также перечисления по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховым взносам; либо платежи не соответствуют среднесписочной численности сотрудников клиента и свидетельствуют о занижении реальных зарплат;

Средняя начисленная зарплата ниже официального прожиточного минимума;

Остатки денежных средств на счете отсутствуют либо незначительны по сравнению с объемами операций, обычно проводимых клиентом по счету;

Основания платежей не соответствуют заявленному виду деятельности (например, клиент в анкете указывает, что занимается производством хлебобулочных изделий, а получает деньги за транспортные или консультационные услуги);

Денежные средства на счет клиента зачисляются по одним основаниям, а затем списываются по другим. Иными словами, клиент получает деньги в основном, например, за строительные материалы, а платит преимущественно за транспортные и консультационные услуги;

Происходит резкое увеличение оборотов по счету клиента, компания заметно превышает заявленные при открытии счета максимальные значения оборота денежных средств;

клиент не платит со счета за хозяйственные нужды: например, за аренду, коммунальные услуги, закупку канцелярских товаров и т. п.;

Контрагенты-покупатели платят клиенту по договорам за товары и услуги с выделением НДС, а затем эти суммы практически полностью списываются клиентом в пользу контрагентов без НДС;

Нарушается критерий уплаты налогов и других обязательных платежей (примерно в 0,9% от дебетового оборота по счету клиента либо незначительно больше).

2. Затем банк изучает место ведения бизнеса, проверяет, находится ли офис компании по месту ее регистрации.

3. Далее банк сопоставляет объемы бизнеса с размером офисных, складских и производственных помещений, со штатом сотрудников. Например, компания с операциями в сотни миллионов рублей в год, не имеющая постоянного офиса, склада и производственных помещений, в штате которой лишь один директор, создана для транзита денежных потоков.

4. Затем банк изучает структуру предприятия. Реально действующее предприятие должно иметь штатного бухгалтера или договор с компанией, ведущей бухгалтерский учет.

5. Банк выявляет бенефициаров бизнеса. Он проверяет информацию, указанную клиентом в анкетах, и использует все доступные методы. В частности, если клиент указывает бенефициаром директора, который на самом деле не является владельцем или совладельцем, последует дополнительная проверка. Изучаются открытые источники (пресса, интернет) для выявления информации о клиенте, в том числе негативной. Для проверки клиента также часто используются специализированные базы данных (СПАРК, «Контур-фокус» и др.).

6. Если возникли вопросы, банк проводит беседу с руководителями компании.

Столь всестороннее изучение клиента требует затрат времени и денег. Поэтому некоторые банки, выявив у клиента хотя бы один признак отсутствия реального бизнеса, предпочитают отказать ему в обслуживании, не продолжая дальнейших разбирательств.

Для клиентов такое решение имеет самые негативные последствия. Теперь они не смогут, как раньше, после отказа в одном банке открыть счет в другом. Работать с такими отказниками сейчас запрещено всем банкам в России. Поэтому, если вы попали в число тех, с кем банк расторг договор обслуживания, необходимо приложить максимум усилий, чтобы доказать реальность бизнеса. Вы можете пригласить представителей банка в свой офис, показать торговые или производственные помещения, склады, продукцию. В банк нужно отнести договоры, которые подтвердят ведение хозяйственной деятельности, акты приемки работ и услуг, действующие договоры на аренду помещений. Предъявите банку список контрагентов, ссылки на их сайты. Дайте описание структуры собственности вашей компании и информацию о реальных собственниках бизнеса. Если у вас есть счета в других банках, могут помочь рекомендательные письма от них. И конечно, следует проявлять осторожность в выборе контрагентов – работать только с благонадежными фирмами.

Отнеситесь конструктивно к попыткам представителей банка разобраться в вашей деятельности. Если у вас реальный бизнес, вам нечего скрывать от банка.