Письменное требование объяснительной образец. Обязан ли работник предоставлять объяснение? Основания для направления могут быть такими

Применение объяснительных регулируется законодательно. Например, ФЗ № 90 (в 57-й статье) и Трудовой кодекс (в статьях 192-193) фиксируют права работодателя и порядок запроса объяснительной записки у работника, если тот нарушил правила компании, пренебрег своими обязанностями или трудовой дисциплиной . В статье 37 Конституции Российской Федерации за гражданином «признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения», следовательно, право сотрудника искать правды и использовать объяснительные записки работника в спорах установлено главными государственными документами.

Шаблоны объянительных записок: скачать образцы

Мы подготовили несколько шаблонов объяснительных записок от работников, которые вы можете скачать ниже.

Когда сотрудник пренебрег своими обязанностями, прописанными в трудовом договоре, то работодатель по закону может применить к нему дисциплинарные взыскания следующих уровней:

Устное замечание за незначительные проступки.
Выговор (устный или на бумаге – зависит от обстоятельств и тяжести нарушения).
Увольнение работника с соблюдением норм Трудового кодекса и прочих нормативно-правовых актов в сфере трудовых отношений.

Однако директор не может сразу использовать эти методы взысканий, сначала он должен взять объяснительную с работника, содержащую пояснения к инциденту, причины такого поступка и условия, в которых было совершено нарушение дисциплинарных норм. Объяснительную работник может предоставлять письменно или в устной форме.

Обязательный письменный ответ требуется обычно в наиболее сложных или тяжелых случаях, когда необходимо разобраться в том, насколько уважительные причины привели трудящегося к тому или иному проступку. Каждый такой случай требует тщательного анализа и индивидуального подхода, поэтому требование объяснительной с работника является оправданным шагом. Эта бумага может привнести ясность, добавить деталей в картину происшествия, а также демонстрирует начальству позицию сотрудника и его готовность анализировать и договариваться.

По требованию руководства сотрудник обязан предоставить записку в течение двух дней, иначе по закону подготавливается специальный акт о ее непредставлении. Этот акт не препятствует наказанию, которое соответствует проступку.

Опоздание на работу: 4 эффективных метода борьбы и 30 оправданий

Когда необходимо предоставление объяснительной работником

В связи с тем, что работник, подписав трудовой договор с предприятием, взял на себя определенные обязанности (в том числе обязанность соблюдать трудовую дисциплину и нормы, установленные локальными актами), он должен описать в объяснительной причины и события, подтолкнувшие его к нарушению. Обычно все проступки сводятся к нескольким видам:

Временное (или в течение всего дня) отсутствие в офисе без предъявления документов, позволяющих это (таким документом может являться, например, приложенная к объяснительной от работника справка из медицинского учреждения, подтверждающая болезнь сотрудника).
Отказ от выполнения предписанных трудовых функций или ненадлежащее к ним отношение (например, в ситуации, когда сотрудник работает, но делает это как попало, что приводит к отрицательным результатам для компании).
Опоздание (причины могут быть неуважительными или вполне удовлетворительными, что потребуется указать в объяснительной записке от работника).
Вред, нанесенный корпоративной собственности в результате халатного отношения работника.
Пребывание на работе под действием наркотиков, алкоголя или любых токсичных веществ и т.п., что является пренебрежением обязанностью соблюдать нормы охраны труда.
Невыполненное задание руководителя, которое не является прямой обязанностью сотрудника.
Сокрытие или искажение информации, предоставляемой начальству, о реальной деятельности компании, что приводит к нарушениям в экономической деятельности предприятия.
Отклонение от норм безопасности жизнедеятельности человека, принятых в организации.

В каждом из случаев могут быть смягчающие обстоятельства, поэтому крайне важно предоставлять руководителю объяснительную от работника и по возможности прилагать к ней официальные документы.

«Не пришел на работу, так как не было вдохновения»: ТОП нелепых объяснительных

Редакция журнала «Коммерческий директор» собрала самые забавные объяснительные сотрудников и отобразила их в виде плакатов. Распечатайте их и повесьте их у себя в офисе.

Кто имеет право требовать объяснительную с работника

Актуальные законы и положения Российской Федерации в области трудовых отношений устанавливают, что требование объяснительной с работника является правом только работодателя, то есть руководителя компании либо лица, официально уполномоченного выполнять функции руководителя.

Данное требование – важная часть дисциплинарной ответственности на территории работодателя, в которую должны быть включены все работники.

Объяснительная от работника является хорошим инструментом для выяснения обстоятельств инцидента и причин нарушения. Благодаря ознакомлению с этим документом работодатель получает возможность принять взвешенное и аргументированное решение о соответствующем наказании.

Как оформляется запрос объяснительной у работника

Первое, к чему мы обращаемся, чтобы понять порядок решения какой-либо задачи в трудовых отношениях, – Трудовой кодекс РФ. В 193-й статье находим указание: «…работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». И это все, что сказано о формате требования объяснительной у работника. То есть оно должно быть, а устное или письменное – неизвестно.

Наиболее часто в ситуациях, потенциально конфликтных и тяжелых, руководитель составляет письменное требование объяснительной с работника. Это делается для того, чтобы в случае чрезмерно резкой реакции подчиненного или даже в судебном процессе иметь возможность документально подтвердить, что были соблюдены все формальные процедуры, изучены все нюансы, а решение о дисциплинарном взыскании было принято без каких-либо отклонений от буквы закона.

Трудовой кодекс и сопутствующие акты не устанавливают также и форму запроса объяснительной от работника, поэтому в разных компаниях она выглядит по-разному. Зачастую сам вид документа определяется кадровиком (например, уведомление или письмо). Лучше всего все-таки считать это требованием, так как в начале 193-й статьи речь идет о том, чтобы «затребовать» объяснительную от работника. Такое буквоедство тоже поможет в случае серьезного разбирательства, когда проверка может счесть неточность ошибкой.

Теперь уточним некоторые сроки составления документов и принятия решений.

Во-первых, часть 3-я той же статьи гласит, что наказание за проступок работника должно быть назначено не позже чем через месяц после того, как будет отмечено нарушение. Момент, когда был обнаружен проступок, устанавливается не требованием объяснительной с работника, а отдельным актом, который следует составить в тот же день.

Требование является точкой отсчета для иного срока: письменная объяснительная от работника должна быть предъявлена компании в течение двух рабочих дней после передачи требования. Здесь организации сталкиваются еще с одной бюрократической задачей: мало составить и предъявить запрос, нужно еще и доказать факт его вручения сотруднику. Для этого делают поля под самой объяснительной, одно из них – для подписи работника, подтверждающей получение бумаги, второе – для подписи свидетелей, которые могут подтвердить отказ адресата выполнить условия.

Так как часто возникают вопросы о том, когда истекает двухдневный срок предъявления объяснительной от работника, уточним этот пункт. Например, сотрудник прогулял работу 1 сентября 2016 г. и не представил медицинскую справку. Свидетели подтвердили нарушение, и в это же время был подготовлен акт, фиксирующий проступок. На следующие сутки, 2-го числа нарушителю вручили требование объяснительной с работника. Далее у него есть два дня на подготовку ответа:

3 сентября – 1-й день;
4 сентября – 2-й день;
5 сентября работодатель имеет право готовить бумаги о непредставлении объяснительной работником.

Обратите внимание, что, если запрос передают провинившемуся в пятницу, то последующие выходные в расчет не идут – первым и вторым днем для подачи объяснительной от работника будут понедельник и вторник.

Чтобы избежать путаницы и не сбить с толку сотрудника, который стремится честно разрешить сложившуюся ситуацию, просто указывайте в требовании крайний срок предоставления объяснительной работником. Также стоит сразу прописать, кому следует адресовать объяснительную и кому передать по готовности (так как адресат и первый получатель часто оказываются разными людьми, например, Генеральным директором и кадровиком).

Не нужно бояться объяснительной от работника и избегать ее написания. Наоборот, если у сотрудника достаточно веские причины, а работодатель – адекватный и рассудительный управленец, то этот документ станет частью защиты провинившегося. При таком раскладе не нужно даже дожидаться требования объяснительной с работника, стоит сразу же писать руководству и прикладывать все доступные доказательства своей невиновности. Подходят не только документы с десятком печатей, но и копии новостей, подтверждающих, что на дороге, по которой работник добирается до предприятия, утром в этот день была большая авария. Когда проблема состоит в конфликте персонала, то качественная объяснительная может склонить начальство на ту или иную сторону.

Наказание работника как метод дисциплинарного контроля

Если работник отказывается писать объяснительную

Право отказаться у сотрудника есть, так как объяснительная записка является прямым или косвенным подтверждением его вины в сложившейся ситуации. Однако чаще всего лучше предоставить бумаги, чтобы отвести от себя угрозу наиболее тяжелых взысканий, например, увольнения или крупных штрафов.

Когда требование объяснительной с работника получено провинившимся, он обязан ответить на такое письмо, даже если не собирается готовить необходимую записку руководству. О своем решении сотрудник обязан известить работодателя, но важно понимать, что отказ работника писать объяснительную не является правонарушением или очередным нарушением трудовой дисциплины.

На чье имя пишется объяснительная от работника и в каком виде

Ответы на эти вопросы, в первую очередь, находятся в Правилах внутреннего распорядка организации. Обычно там указано, что сотрудник подчиняется Генеральному директору и своему прямому руководителю. Это и определяет адресата объяснительной записки от работника – ее следует в таком случае писать на имя Генерального директора или начальника отдела.

Внутренние документы компании могут также устанавливать другие варианты иерархии. Допустим, существует рабочая группа, состоящая из сотрудников различных отделов, тогда локальные акты могут указывать, что начальником для этой конкретной группы становится один из менеджеров. В таком случае объяснительная от работника будет написана на его имя. Но требовать ее правомерно только в том случае, если зафиксировано нарушение, связанное с деятельностью данной группы.

Следовательно, если правила компании не предусматривают обратного, то никто, кроме непосредственного руководителя, не вправе выставлять требование объяснительной с работника, который не является его прямым подчиненным.

Кроме локальных документов это право может выдавать Генеральный директор, делегируя обязанности приказом по предприятию. В сложных случаях может быть сформирована специальная комиссия по расследованию происшествия, и в ней назначен председатель, уполномоченный собирать объяснительные от работников и принимать решения.

Трудовое законодательство не устанавливает, каким образом должна быть написана объяснительная, однако предусмотрительные специалисты по кадрам просят сотрудников писать пояснения от руки. Во время серьезного спора это обстоятельство может доказать, что работодатель не заставлял подписать уже готовый напечатанный документ, а использовал объяснительную от работника, написанную им самим.

Текст должен содержать как минимум следующие рукописные элементы: должность сотрудника, его ФИО, личную подпись.

Не стоит писать от руки только росчерк, так как в крайнем случае графологической экспертизе может не удастся однозначно определить авторство подписи. А несколько слов уже увеличивают шанс конкретного заключения специалистов.

Система работы с персоналом, которая увеличит показатели выручки

Объяснительная от работника: образец заполнения

Данный документ составляется по нескольким простым правилам. Во-первых, пишется объяснительная в официально-деловом стиле. Форма начинается с шапки, в которой указывают адресата (обычно это Генеральный директор) и автора записки.

Ниже посередине страницы пишут название документа – «Объяснительная записка». После составляется основной текст объяснительной от работника, содержащий сведения об инциденте и его причинах.

Объяснительная от работника обязательно включает детальное описание обстоятельств, при которых было совершено нарушение, а также причин бездействия, если оно оказалось фатальным.

В записку следует внести:

Оценку работником собственных поступков и решений, приведших к проступку, к срывам в рабочем процессе или недостаточно качественному выполнению своих трудовых функций.
Уместную аргументацию в объяснительной от работника.
Признает ли работник себя виновным или невиновным в случившемся.
Обстоятельства, при которых было совершено нарушение.
Отношение сотрудника к результатам своих действий или бездействия, которые негативно сказались на предприятии.
Его позицию относительно того, что работодатель намерен привлечь его к ответственности и наложить то или иное дисциплинарное взыскание.

Еще один структурный элемент, допустимый в объяснительной записке, – это приложения. Они оформляются списком после основной части и подшиваются к документу.

Рассмотрим еще несколько образцов объяснительной записки работника (документы для скачивания в приложении к статье).

1) Объяснительная от работника за прогул.

2) Объяснительная от работника, сопровождающая больничный лист в связи с полученной травмой.

3) Записка о причинах пренебрежения трудовыми обязанностями.

Заключение трудового договора: как правильно оформить трудовые отношения с работником

Смешные, но реальные объяснительные от работников, которые вечно опаздывают

Пробки

Есть несколько причин моих опозданий. Во-первых, я приезжаю в офис на машине, а дорога – опасное место, где риск ради 10 рабочих минут является вершиной идиотизма, потому я не пытаюсь лихо объехать пробку.

Во-вторых, я не курящий в отличие от большинства сотрудников нашей компании. Поэтому вместо пяти 10-минутных перекуров у меня есть 50 минут рабочего времени, пока все занимаются чем попало. В это время я РАБОТАЮ!

Третье, что я уточню в этой объяснительной от работника, я ответственный сотрудник и смирился с тем, что хотя бы дважды в месяц приходится засиживаться в офисе до 11 часов ночи (пока здание не закроется) и РАБОТАТЬ! Это происходит, потому что любители перекуров накапливают за месяц 16 часов пинания балды, в результате чего не справляются со своими прямыми обязанностями и подводят других.

Итого, экономя 16 часов на походах покурить и перерабатывая по восемь часов, я РАБОТАЮ на 24 часа больше остальных членов нашей команды. При этом мои опоздания в общей сумме отнимают максимум два часа ежемесячно.

Если компания не видит, что мои опоздания все еще являются экономически выгодным вложением в работника, то вы можете уволить меня и нанять другого, более пунктуального специалиста. Желаю вам, чтобы он курил и, несмотря на своевременное начало рабочего дня, крал у предприятия два дня работы.

Объяснительная от работника на тему: нетрезвый вид

Клянусь, я не пил.

Объяснительная от работника, который проспал

Сознаюсь, что сегодня я пришел с шестичасовым опозданием, потому что вчера поздно вернулся с дегустации на заводе винно-водочных изделий. До двух часов дня я пытался вспомнить, где работаю, пока мама мне не рассказала.

Уверяю вас, больше такого не случится, потому что рабочий адрес и номер такси теперь нацарапаны на моем холодильнике.

Объяснительная от работника по семейным обстоятельствам

Вчера я опоздал на работу, потому что моему ребенку перед выходом в детский сад потребовалось сходить по нужде. Так как время выхода из дома и дороги до садика и работы было рассчитано точно, я задержался ровно на время той самой нужды. Эти причины можно классифицировать как обстоятельства непреодолимой силы, на которые никак не может повлиять мое желание явиться вовремя.

Объяснительная записка новичка

Я работаю у вас в компании только два дня. Сегодня понедельник, а выходные были непростыми, потому с утра я приехал на метро на свое прежнее место работы. И только лицо директора дало понять, что я не там, где должен быть.

Банальная причина

В пятницу я пришел на рабочее место на пять часов позже, так как был уверен, что сегодня суббота.

Что должен сделать работодатель, как работник напишет объяснительную

Объяснительная от работника – это документ, который требует регистрации (необходимо зафиксировать номер входящей бумаги и дату получения).

Чтобы избежать неправомерных действий начальства, сотруднику следует в обязательном порядке зарегистрировать свою записку в двух экземплярах у секретаря или в канцелярии предприятия, чтобы один вариант сохранить у себя.

При таком раскладе никто не сможет сослаться на статью 193 Трудового кодекса и заявить, что объяснительная от работника не была вовремя (не позднее чем через два дня с момента передачи требования) представлена руководству.

На основании всех собранных сведений о правонарушении или халатном бездействии сотрудника назначается мера дисциплинарной ответственности. Это решение принимает только работодатель, т. е. генеральный директор, и оформляет его как резолюцию.

Все документы, приводящие в исполнение решение о наказании, подготавливаются на основании этой резолюции руководства.

21 Мар 2013 17:16

Обязанность работодателя затребовать от работника письменное объяснение в связи с совершенным дисциплинарным проступком определяется законом как неотъемлемая составная часть процедуры . Почему же законодатель придает столь важное значение этому документу? Прежде всего объяснение призвано способствовать установлению истины. Содержание документа отражает взгляд работника на происшедшее, его отношение к проступку и его последствиям. Если работник признает себя виновным в совершенном правонарушении, то в объяснении у него есть возможность не только изложить имеющиеся факты, но и выразить, например, свое раскаяние в содеянном, обещать работодателю не повторять впредь подобных проступков и т.п. В то же время, когда работник считает, что он не совершил дисциплинарного проступка, у него также имеется возможность привести в объяснении собственные доводы и представить необходимые доказательства. Бывает и так, что анализ содержания объяснения помогает работодателю не только снять претензии к работнику, но и определить истинного правонарушителя. Таким образом, объяснение работника способствует объективной оценке работодателем сложившейся ситуации, позволяет выявить все обстоятельства совершения дисциплинарного проступка и, в случае необходимости, правильно выбрать меру дисциплинарного воздействия на работника.
Обязанность работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение установлена ч. 1 ст. 193 Российской Федерации (далее - ТК РФ). Там же законодателем установлены отводимые работнику для написания и представления объяснения сроки - два рабочих дня .
Исходя из того, что законодатель отводит на подготовку объяснения строго определенный срок, работодателю необходимо документально зафиксировать дату, когда он предложил работнику предоставить объяснение. Законодатель не требует от работодателя совершения подобного действия. Однако такой документ будет полезен: во-первых, указанная в нем дата станет отправной точкой отводимого работнику срока на подготовку объяснения, а во-вторых, будет документальное подтверждение того, что работнику было разъяснено его право на объяснение.
Уведомление работника о необходимости предоставить письменное объяснение оформляется, как правило, на бланке письма и подписывается тем представителем работодателя, который наделен правом применения дисциплинарных взысканий (чаще всего, руководителем организации, но в ряде случаев это может сделать и другое лицо, которому делегированы такие полномочия).
Оно может выглядеть так:

О предоставлении
письменного объяснения

В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, выразившемся в отсутствии 16.01.2012 на рабочем месте с 13.00 до 18.00 часов, прошу Вас представить до 18.00 часов 19.01.2012 в Дирекцию по управлению персоналом (Заводоуправление, 3 этаж, каб. 36) письменное объяснение по данному факту.

Директор (подпись) Ю.В. Майоров

Уведомление получил 17 января 2012 г.
Инженер III категории (подпись) А.В. Авксентьев

Возникает вопрос: а как поступить, если работник отказался получить такой документ? Как потом подтвердить, что требование о даче объяснения было доведено до его сведения и как доказать что именно с такой-то даты началось течение двухдневного срока, отведенного на предоставление объяснения? Законодатель ответа на этот вопрос нам не дает. Но, думается, дабы избежать возникновения юридических проблем в будущем, работодателю необходимо предпринять определенные шаги. Например, вручать работнику уведомление не единолично, а комиссионно (например, в присутствии его непосредственного начальника и представителя профсоюзного комитета или одного из не заинтересованных в исходе дела работников организации, если работник не является членом профсоюза или профсоюзная организация у работодателя отсутствует), предварительно зачитав содержание уведомления всем присутствующим вслух. В случае отказа работника получить уведомление видится необходимым составить акт, который и подпишут присутствующие, тем самым подтвердив соблюдение работодателем положений ч. 1 ст. 193 ТК РФ.
Трудовое законодательство прямо не регламентирует, в виде какого документа должно быть оформлено объяснение. Значит, в таком случае необходимо применять существующие правила делопроизводства.
Чаще всего объяснение оформляется в виде объяснительной записки - документа, объясняющего причины какого-либо события, факта, поступка.

Для того чтобы работодателю получить полезный с точки зрения содержания документ, важно, чтобы в объяснительной записке работник подробно изложил все обстоятельства совершенных им действий или бездействия и указал:
- расценивает ли он сам свое поведение как противоправное, т.е. его действия или бездействие явились неисполнением или ненадлежащим исполнением трудовых обязанностей, работнику целесообразно привести доводы, подтверждающие собственную позицию;
- признает ли он свою вину;
- что послужило, по его мнению, причиной (причинами) совершения им дисциплинарного проступка;
- каково его отношение к совершенному проступку и к тем негативным последствиям, которые в результате возникли у работодателя;
- имеется ли у него какое-либо мнение относительно его возможного привлечения работодателем к дисциплинарной ответственности.
Объяснительная записка обязательно должна содержать такие реквизиты, как:
1) наименование структурного подразделения (указывается наименование структурного подразделения, в котором работает автор объяснительной записки);
2) вид документа (объяснительная записка );
3) адресат. Так как в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ объяснение затребуется работодателем, то и адресатом объяснительной записки должно быть то должностное лицо, которое в силу устава или иного документа (например, доверенности) является представителем работодателя, обладающим правом применения дисциплинарных взысканий. По общему правилу это руководитель организации - директор, генеральный директор, председатель правления и т.п. В случае делегирования полномочий нижестоящему должностному лицу (например, заместителю руководителя организации по работе с персоналом), объяснение адресуется ему.
4) дата (указывается дата составления объяснительной записки);
5) заголовок к тексту (например, "О причине отсутствия на работе" или "О причине невыполнения распоряжения начальника Управления");
6) текст. Он пишется в спокойном и ровном стиле, без излишне яркой эмоциональной окраски (хотя определенная доля эмоций работника в нем все же должна присутствовать). Текст должен отличаться лаконичностью, четкостью, простотой изложения и ясностью формулировок. Необходимо избегать художественной красивости, высокопарности фраз и излишней публицистичности. Важным фактором является и логическая последовательность текста, дабы адресат записки верно и без проблем понял, что хотел сказать автор;
7) подпись (оформляется с указанием должности, личной подписи и ее расшифровки, инициалов и фамилии работника).

Объяснительная записка может выглядеть следующим образом:

Управление сбыта

Директору Ю.В. Майорову

Объяснительная записка

17.01.2012

16 января 2012 г. во время обеденного перерыва в 13 ч. 05 мин. я поехал домой обедать. Когда я уже возвращался из дома на работу, то во дворе дома встретил соседа по подъезду, который сказал, что его сын вернулся из армии, и пригласил меня к себе домой отпраздновать встречу. Я отказывался, объясняя ему, что мне надо ехать на работу. Но в итоге сосед уговорил меня зайти на 10 минут, и мы отправились в его квартиру. Однако наше празднование затянулось. Я решил уже не возвращаться на работу, так как был в нетрезвом состоянии. Звонить на работу умышленно не стал, подумав, что звонок сразу выдаст мое отсутствие, а так его могут и не заметить.
Свою вину я полностью осознаю и заверяю Вас, что впредь такие нарушения больше никогда не повторятся. Однако прошу учесть, что мое отсутствие на работе не повлекло никаких негативных последствий для нашего управления.
Прошу также учесть, что в течение прошлого года я дважды поощрялся за высокие показатели в труде - в мае я был награжден почетной грамотой, а в декабре по итогам работы за год мне была выдана денежная премия.

Если по истечении отведенного срока объяснение работником не предоставлено, то в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ работодатель обязан составить соответствующий акт.
Трудовым законодательством не определяется, кто конкретно из должностных лиц организации и в какие сроки составляет акт, и необходимо ли с ним знакомить работника. Это определяется на локальном уровне с учетом существующих правил делопроизводства.
Акт - документ, который составляет группа лиц, он подтверждает установленные ими факты или события. Поэтому необходимо, чтобы подобный акт составлялся коллегиально. Целесообразно привлечь к процедуре его составления тех же лиц, что присутствовали при уведомлении работника о необходимости представить объяснение, так как они в курсе факта уведомления работника и установленного срока. Но в то же время присутствующим лицам необходимо разъяснить, что в случае возникновения трудового спора они могут быть вызваны в юрисдикционные органы для дачи пояснений по вопросам, связанным с этим актом.

Акт оформляется по традиционной для актов схеме и может выглядеть следующим образом.

20.11.2012

О непредставлении работником
письменного объяснения в связи
с совершением дисциплинарного
проступка

Мною, начальником Управления кадров М.А. Ураловой, в присутствии начальника Отдела N 13 А.М. Алексеева и экономиста II категории Отдела N 10 Ю.И. Зайковой составлен настоящий акт о нижеследующем:
17.01.2012 инженеру Отдела N 13 П.П. Коровину в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ было предложено представить до 19.01.2012 письменное объяснение в связи с совершением им дисциплинарного проступка, выразившемся в отсутствии на рабочем месте в течение пяти часов подряд. В установленный срок письменное объяснение П.П. Коровиным представлено не было. Он сообщил присутствующим, что якобы уже один раз устно рассказал коллегам о причинах своего отсутствия и больше ничего писать не собирается.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
первый экземпляр - в Управление кадров;
второй экземпляр - П.П. Коровину.

(подпись) М.А. Уралова
(подпись) А.М. Алексеев
(подпись) Ю.И. Зайкова

Экземпляр акта получил: (подпись) П.П. Коровин

Законодатель не предусматривает ознакомления с актом самого работника. Но, несмотря на это, работодателю все же стоит предпринять такую попытку. И в первую очередь это рекомендуется сделать для того, чтобы во избежание всякого рода недоразумений как можно подробнее держать работника в курсе производства по инкриминируемому ему дисциплинарному проступку. А составление такого акта является одним из этапов этого производства, и работник должен об этом знать.
Однако, если работник хотя и с пропуском установленного срока, но все же представил работодателю письменное объяснение, как поступить работодателю? Должен ли он в обязательном порядке учесть его или же такое объяснение не является юридически значимым документом? Законодатель прямого ответа на этот вопрос не дает. Но исходя из анализа содержания ч. 1 ст. 193 ТК РФ можно допустить следующее. Если работник утверждает, что пропуск установленного срока был вызван уважительной причиной, то, несомненно, должна быть проведена соответствующая проверка. В случае когда уважительность причины пропуска подтвердится, письменное объяснение должно быть принято работодателем так, будто оно представлено без пропуска срока. Когда же пропуск срока не обусловлен уважительной причиной, работодатель вправе не принимать объяснение. В то же время во избежание возможных негативных юридических последствий в будущем работодателю все же рекомендуется ознакомиться с содержанием документа, поскольку там может оказаться важная для него информация, которая будет способствовать, например, правильному выбору дисциплинарного взыскания или решению вопроса о необходимости привлечения данного работника к дисциплинарной ответственности вообще.
Важно обратить внимание на то, что непредставление работником объяснения, пусть даже выразившееся в категорическом отказе, не должно расцениваться в качестве нового дисциплинарного проступка. Ведь объяснение рассматривается законодателем не как обязанность работника, а исключительно как его право. Отказ же от реализации права не влечет за собой применения мер юридической ответственности. Но законодатель установил и определенные гарантии для работодателя в случае отказа работника от реализации своего права на объяснение. В силу ч. 2 ст. 193 ТК РФ отсутствие у работодателя этого документа, подтвержденное соответствующим актом, не будет являться препятствием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Трудовое законодательство предусматривает, чтобы работодатель в отдельных случаях потребовал с работника письменное объяснение.

К примеру, такое объяснение с работника работодатель должен затребовать до применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или увольнения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Письменное объяснение должно быть получено с работника и для установления причины возникновения ущерба, причиненного таким работником (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

А как составить требование о предоставлении письменного объяснения работника?

Образец требования о предоставлении письменного объяснения

Единой, обязательной к применению формы, по которой должно быть составлено требование к работнику представить пояснения, нет. Поэтому работодатель составляет такое требование в произвольном виде. В требовании необходимо указать, в связи с чем с работника запрашиваются письменные объяснения, а также срок, который дается работнику на то, чтобы такие объяснения предоставить. К примеру, до применения дисциплинарного взыскания объяснение работником должно быть дано в течение двух рабочих дней, следующих за днем получения требования (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Учитывая, что требовать объяснения с работника работодатель в некоторых случаях обязан, несоблюдение этого порядка может быть расценено как нарушение трудового законодательства. Именно поэтому работодатель должен подтвердить тот факт, что объяснения с работника были затребованы. Это можно сделать путем ознакомления работника с таким требованием, где работник ставит свою подпись. Либо, если работник отказывается расписываться в ознакомление с требованием, такое требование можно направить работнику по месту его проживания, подтвердив факт отправки описью вложения и уведомлением о вручении. Еще один вариант ознакомления работника с требованием, когда он не хочет его забирать, - это зачитывание вслух требования о представлении объяснения. При этом делать это нужно в присутствии свидетелей (комиссии), о чем составляется соответствующий акт.

Приведем для требования о предоставлении объяснений образец его заполнения.

В целях применения ч. 1 ст. 193 ТК РФ под двумя «рабочими днями» следует понимать рабочие дни конкретного работника (по графику работы). Срок представления письменных объяснений подлежит исчислению в рабочих днях начиная со следующего дня после уведомления работника о необходимости дачи объяснений.

Акт о непредставлении объяснений по факту совершенного дисциплинарного поступка может быть составлен в любой день по истечении срока, установленного для дачи объяснений, независимо от того, является этот день рабочим для работника или нет.

Порядок применения дисциплинарных взысканий установлен ст. 193 ТК РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт.

Отметим, что продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней являются элементами режима рабочего времени и устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором (ст. 100 ТК РФ).

Рабочим временем в соответствии с ч. 1 ст. 91 ТК РФ признается время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

Таким образом, режим рабочего времени устанавливает периоды, в которые работодатель вправе требовать от работника исполнения трудовых обязанностей, и периоды, в которые работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Представляется, что в целях применения ч. 1 ст. 193 ТК РФ под «рабочими днями» следует понимать рабочие дни конкретного работника. Следовательно, в рассматриваемой ситуации работник вправе представить объяснительную в течение двух рабочих дней по своему графику работы. При этом срок представления письменных объяснений подлежит исчислению в рабочих днях начиная со следующего дня после уведомления работника о необходимости дачи объяснений (определения Московского городского суда от 04.02.2011 по делу № 33-2371, от 06.07.2010 по делу № 33-19977, а также решение Правобережного районного суда г. Магнитогорска от 01.02.2013 по делу № 2-276/2013). Как следует из вопроса, работник трудится по графику «сутки через трое». Если рабочими для работника являются, например, 14, 18, 22 марта, а уведомление о необходимости дачи объяснений работник получил 14 марта, то последним (вторым) днем представления им письменных объяснений является 22 марта. Если в указанный срок письменные объяснения работником не представлены, то уже 23 марта работодатель вправе составить соответствующий акт.

Закон не устанавливает требования о составлении такого акта обязательно в присутствии работника или в его рабочие дни. Поэтому акт о непредоставлении объяснений может быть составлен в любой день по истечении срока, установленного для дачи объяснений, независимо от того, является этот день рабочим для работника или нет. Акт желательно составить с привлечением свидетелей, которым был известен факт обращения к работнику с требованием о представлении объяснений и то, что работник по истечении двух рабочих дней объяснения не представил.

Как установлено ч. 2 ст. 193 ТК РФ, непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Соответственно, в день составления акта о непредставлении объяснений может быть издан и приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания (разумеется, если не требуется время для расследования обстоятельств проступка).

Применить к работнику дисциплинарное взыскание работодатель, действительно, может не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). При этом к отпуску, прерывающему течение месячного срока, следует относить все отпуска, представляемые работодателем в соответствии с действующим законодательством, в том числе ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, отпуска в связи с обучением в учебных заведениях, отпуска без сохранения заработной платы. Отсутствие работника на работе по иным основаниям, в том числе и в связи с использованием дней отдыха (отгулов) независимо от их продолжительности (например, при вахтовом методе организации работ), не прерывает течение указанного срока (п. 34 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

К сведению

Свернуть Показать

Срок затребования от работника письменного объяснения законом не установлен. Поэтому затребовать такое объяснение после обнаружения проступка работодатель может и в нерабочие дни. Не устанавливает закон и перечня способов, которыми работодатель может затребовать письменное объяснение (при личной встрече, которая не обязательно должна проходить в месте работы, или посредством направления письма, телеграммы). Поэтому работодатель вправе использовать любой удобный ему способ, если он позволяет впоследствии подтвердить сам факт получения работником такого требования (апелляционное определение Московского городского суда от 06.11.2012 № 11-24872). В случае направления требования о представлении объяснений, например, телеграммой, два рабочих дня отсчитываются с даты ее получения работником; при этом необходимо располагать доказательствами того, что работник получил телеграмму (личная подпись работника должна стоять в уведомлении о вручении).

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

ФАЙЛЫ

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

сведения о предприятии,
информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
дата проступка,
пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .

Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.