Проверяем документацию кадрового подразделения. Кадровый аудит на примере организации Кадровый аудит в организации с чего начать

Один из видов проверки документации по персоналу в организации – кадровый аудит. Действующее законодательство регламентирует процесс того, как должны заполняться трудовые книжки, какую документацию необходимо вести бухгалтерии, отделу кадров. Услуга внутреннего или внешнего кадрового аудита убережет от типичных ошибок в составлении трудовых договоров, других документов. Нарушения грозят наложением штрафных санкций со стороны государственных инспектирующих органов. Для проведения кадрового аудита обращаются в независимые службы.

Что такое кадровый аудит

Процедура, выполняемая в компании с целью проведения сверки документов по персоналу с государственными правилами, нормами их заполнения – это кадровый аудит . Нарушения требований влекут за собой штраф. Это касается правил заполнения трудовых книжек, отпускных документов, отчетности о заработной плате. По личному составу компании заполняется более пяти видов документации. Сплошную проверку проводит сторонняя организация, специализирующаяся на предоставлении независимых услуг такого рода.

Для чего нужен

Услуга кадрового аудита нужна, чтобы подготовить отчетность к проведению инспекций . Даже небольшое отклонение от локальных нормативных правил влечет за собой ответственность за нарушение пенсионного, миграционного, трудового, архивного законодательства. Проверки используются для комплексной оценки работы службы HR. Это обеспечивает контроль над ее уровнем квалификации, возможность направлять отдельных специалистов на переподготовку, обучение, повышение квалификации.

Цели, задачи проведения

Во время анализа определяется кадровый потенциал отдельных специалистов в соотношении с их квалификационными возможностями. Проверка работы HR службы помогает оптимизировать дальнейшие расходы предприятия. Правильный подход позволяет выявить сотрудников с низким коэффициентом эффективности работы. Кадровый аудит проводится для того, чтобы:

• убедиться в соответствии документов по кадровому делопроизводству требованиям действующего законодательства;
• исключить риски наложения штрафных санкций из-за нарушений миграционного законодательства;
• определить, какая стратегия развития предприятия будет оптимальной (проанализировав состав сотрудников).

Нормативная и законодательная база

Чтобы провести кадровый аудит, необходимо не только досконально знать делопроизводство, но и владеть теоретическими знаниями законов, постановлений правительства. Основными нормативными документами являются:

• Постановление правительства о правилах, нормах заполнения трудовых книжек от 16 апреля 2003 года.
• Постановление государственного отдела статистики о проведении учета документации по оплате труда от 5 января 2004 года.
• Закон федерального значения, защищающий персональные данные сотрудника.
• Трудовой Кодекс РФ.
• Нормы, правила с указанием сроков заполнения отчетных документов, трудовых книг, отпускной документации.

Виды аудита кадровой службы

Методы анализа работы кадров классифицируются по разным факторам. По способу проведения проверки выделяют внутренний и внешний анализ, когда привлекаются независимые эксперты. По объему исследуемой информации есть разные типы анализа. Они отличаются количеством бумаг или штатных людей, подвергаемых проверке. Периодичность проведения такой работы также делится на несколько видов, которые будут рассмотрены далее.

По способу проведения проверки

Кадровый аудит бывает внутренним или внешним. Первый вариант компания организовывает сама своими силами. Для этого руководству необходимо выделить отдельного специалиста, который бы провел анализ документации, занялся устранением финансовых, других нарушений. Второй вариант предусматривает привлечение внешних аудиторов, которые работают во всех подразделениях компании. Они следят, чтобы документация велась правильно, персонал был оформлен официально (проверка поможет свести бумаги к нормам Трудового, Миграционного Кодекса).

По объему исследуемой информации

Анализируя документы организации или работу сотрудников внутри предприятия, можно сэкономить бюджет. Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы:

• Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).
• Локальный – относится к конкретному отделу или группе бумаг (например, анализ эффективности работы HR-менеджера).
• Целевой – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников из 10-20 человек для анализа их работы, того, как составлена документация.

По уровню проведения

Процедура оформления бумаг не зависит от того, на какой должности задействован тот или иной специалист. По уровню проведения анализа можно выделить три типа проверки кадров:

• Тактический – анализ проводится только на уровне исполняющих обязанности менеджеров, мастеров производственной линии.
• Управленческий – организация проверяет делопроизводство по персоналу управленческой линии (менеджеры среднего звена, руководители отделов).
• Стратегический – анализу подлежат не только менеджеры или мастера на местах, но и прямые директора, топ-менеджеры.

По частоте проведения

Предметом разного типа исследований становятся не только сотрудники компании, но и документация. Изначально просматривается трудовая книжка каждого специалиста, сверяются документы о назначении заработной платы, об отпусках, вся отчетная документация по законодательству РФ. По частоте проведения анализа в компаниях могут проводиться проверки следующих типов:

• Постоянный мониторинг – работы ведутся с определенной периодичностью (например, каждый квартал или месяц).
• Текущий мониторинг – анализ заказан для единичной проверки, которая проводится в данный момент.
• Оперативный – экспресс-аудит, который необходим с целью обнаружения проблем в той или иной сфере.
• Панельный мониторинг – периодические исследования, в течение которых анализируются одни и те же сотрудники с использованием одинаковых инструментов.

Методы проведения аудита

Стандартизированные правила и нормы проверок – база, на основе которой организуется проведение кадрового аудита. Самой простой методикой является проведение интервью с сотрудниками и начальством. После этого заказчику становится ясно, с какой эффективностью работает тот или иной специалист. Методика включает в себя следующие этапы:

• проведение интервью;
• формирование плана, графика действий;
• подбор необходимых документов;
• анализ требуемой документации;
• частичная или полная проверка сотрудников;
• подготовка рекомендаций на основании полученной информации.

Выборочную проверку проводят и для руководящего состава. Перед началом экспертизы заказчик составляет техническое задание для команды исполнителей. После этого определяются критерии оценки и просматриваются выбранные бумаги. Для исправления ошибок могут быть привлечены как независимые сотрудники, так и те, кто имеет должность в самой организации. Дополнительно проверяются формы первичной документации.

Объекты проверки

Комплексной проверке подвергаются все отделы компании. После прохождения кадрового аудита организация может рассчитывать на исключение административных штрафов даже после проведения государственной инспекции со стороны налоговых органов. Проверке подлежит ряд документации:

• трудовые книжки (проводится сверка их соответствия нормам и приказам правительства, которые были указаны выше);
• отпускные документы (проверяется правильность учета отпусков);
• отчеты о начислении заработной платы, налоговых вычетах;
• личные дела сотрудников (проверяется компетентность определенных кадров).

Проверка документооборота по учету персонала

Стандартно документооборот по учету персонала проверяется с целью сопоставления отчетности и требований Трудового Кодекса. В нем прописаны не только правила хранения с рекомендациями по заполнению документов, но и другая информация. Например, как должны заполняться бумаги по отпускам, сколько процентов от заработной платы передается в фискальную службу в счет пенсионного фонда. Зоны риска – это архивная документация, общая отчетность. Даже если трудовая книжка будет храниться в неположенных условиях, за это могут насчитать материальный штраф.

Аудит кадровой документации

Часто аудит кадровых документов включает в себя несколько категорий . Самыми главными из них являются:

• штатное расписание;
• график отпусков;
• личные карточки сотрудников.

Штатное расписание должно быть составлено и подписано руководящим составом предприятия . По этому документу всегда проводится проверка – так можно увидеть не только список работающего персонала, но и заработную плату, график работы, надбавки. В делопроизводстве штатное расписание регулируется по форме Т-3. Шаблон можно найти в интернете или взять бесплатно в фискальной службе своего района.

График отпусков формируется на основе требований, изложенных в 123 статье Трудового Кодекса РФ . Сотрудники могут выходить в отпуск строго по составленному плану, который утверждается отделом кадров и руководителем компании. Описывается он по установленной и стандартизированной форме Т-7, которая доступна в интернете для бесплатного скачивания. График должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления Нового года (крайний срок – 17 декабря каждого года).

Личные карточки ведутся вместе с трудовыми книжками персонала . В них каждый рабочий ставит свою подпись при приеме на работу, там же содержится основная информация о человеке, включая место проживания, адрес регистрации. Самостоятельное заполнение личных карточек не допускается, это делает работник отдела кадров. Обратите внимание, заполнять трудовые книги не могут физические лица, не имеющие соответствующую должность или статус индивидуального предпринимателя.

Проверка документов внутреннего использования

Процедура проверки внутренней документации обеспечивает возможность не только оптимизировать работу штата, но и удостовериться в ее эффективности. Аналитикам важно убедиться, что вся личная информация не используется вне организации и недоступна третьим лицам. Анализ бумаг, которые используются внутри структуры одного предприятия, включает в себя:

• работу с трудовым распорядком;
• целевой аудит охраны труда;
• аналитику журналов отдела кадров.

Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок – идентичные параметры, по которым проводится подробный отчет при анализе документов. Важную роль играет целевой аудит документации по охране труда (это касается не только производственных предприятий, но и компаний, работающих в офисах). Там прописываются нормы поведения в течение рабочего дня, правила пожарной безопасности, эксплуатации оборудования, установленного в помещении компании. Делопроизводство включает условия сохранности личных данных. Они анализу не подвергаются.

В экспертном заключении учитываются и журналы, которые ведутся отделом кадров: журнал учета трудовых договоров, приказы по сотрудникам, личные дела, журнал учета выданных справок, отпускных средств . Регистрация каждого документа должна сопровождаться подписью ответственного лица. Правила ведения журнальных записей обязывают нумеровать каждую страницу. Исправления или зачеркивания недопустимы – для этого необходима контрольная подпись и заверение записи администрацией или ответственным лицом. Каждый год журнал обновляется и идентифицируется.

Этапы аудиторской проверки

Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:

1. Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
2. Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
3. Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
4. Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
5. Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.

После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:

• описание оснований для проведения проверки;
• перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
• информацию о заказчиках и исполнителях;
• методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
• сроки проведения;
• описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
• краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.

Сроки проведения

Точные сроки проведения процедуры анализа кадровой документации зависят от того, какой тип проверки выберет заказчик. Коротким сроком считается период до 10 рабочих дней, когда изучению подвергается исключительно бумажная и электронная документация на рабочем месте. Несколько дней потребуется для оформления отчета и окончательного анализа. Выборочная проверка занимает 20 рабочих дней – за этот период документы проверяются вместе с квалификацией специалистов отдела.

Если заказчику необходимо провести комплексный анализ деятельности штата от 25 человек, то на выполнение работы собственными силами может потребоваться до одного календарного месяца. Для поддержки и повышения эффективности сотрудников, рекомендовано нанимать компанию для проведения аудита один раз в год, два или три года (зависит от типа работы и масштаба деятельности предприятия-заказчика).

Результаты­

Окончательные результаты аудита кадров подаются в виде нескольких бумаг . Это не только отчет , но и отдельный список нарушений, рекомендации по исправлению ошибок . Отчет содержит информацию о том, какие бумаги подвергались анализу и детальному изучению. Там же прописываются данные о сотрудниках, эффективность работы которых проверялась нанятыми специалистами.

Отдельно подается экспертное заключение, где прописываются возможные последствия при повторе ошибок и нарушений в момент государственного контроля. Например, размеры штрафных санкций, ссылки на законодательные нормы. Туда же вписываются общие рекомендации по улучшению условий ведения кадрового делопроизводства (системы оплаты труда и др.). Общий список нарушений подается отдельно – он документируется и учитывается при возникновении судебных споров.

Сколько стоит кадровый аудит

При выборе стороннего исполнителя часто обращают внимание на цену услуги. Полная стоимость выполнения кадрового аудита зависит от:

• типа проверки (комплексная, выборочная, локальная);
• количества человек в штате, которые подвергаются анализу (например, 10, 20 или 30 человек);
• условий работы и дополнительных требований.

Ознакомьтесь со средней стоимостью услуг такого рода в Москве и регионе:

Видео

— это проверка всех процедур и документов, связанных с движением (прием, перемещение, уход в отпуск и другое) работников в организации, на предмет соответствия законодательству РФ. Он может иметь узкую направленность, в этом случае проверяется только оформление кадровой документации. Либо захватывать всю область управления персонала.

Разделяют также внутренний и внешний аудит. Внутренний, компания проводит своими силами, в роли проверяющего может выступать сотрудник, хорошо знакомый с нормативными документами в части кадрового учета, например, юрист. Такой вариант подходит для небольших компаний. Для внешнего аудита привлекаются независимые сторонние организации, он считается более надежным и достоверным.

Аудит кадровой документации

Он не является обязательной процедурой, однако все большее число компаний проводят такой аудит. Это связано с ужесточением проверок трудовой инспекции и изменением правил по наложению штрафных санкций на предприятие, в случае обнаружения нарушений. Сумма штрафов увеличилась, так теперь протоколы выписывают на каждого работника.

• трудоустройство иностранных работников. Оформление документов в этой сфере помимо ГИТ, может заинтересовать еще и УФМС;
• заключение с работниками договоров материальной ответственности;
• использование испытательного срока при трудоустройстве и его контроль;
• применение разных режимов работы;
• работа сотрудников сверх установленного рабочего времени.

Во время проверки, аудитор не только должен проверить имеющиеся документы на наличие ошибок, но и оценить является ли предоставленный пакет полным или требуется оформление дополнительных документов. Например, наличие локально-нормативных актов на предприятие.

Этапы аудита:

1. Постановка цели и задачи. Проверка может быть комплексной, когда проверяются все участки или тематической. На этом этапе определяется, какими силами он будет осуществляться (внутренний или сторонний), а также даты и сроки аудита. Если будет осуществлен внутренний контроль, приказом должны быть назначены ответственные лица.
2. Подготовка необходимых документов.
3. Изучение и анализ документов. Фиксируются все выявленные ошибки.

После того, как проверка окончена, аудитор дает письменное заключение по ее результатам, оценивается система ведения кадрового учета на предприятии и ее соответствие законодательству. Заключение должно содержать в себе следующую информацию:

• сведения о документах, которые были предметом проверки;
• перечень нарушений с комментариями. Аудитор должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены;
• риски компании;
• рекомендации по устранению ошибок.

HR - консалтинг представляет собой более широкий перечень мероприятий и затрагивает все сферы связанные с людьми. Цель аудита — разработка инструментов кадровой политики, которые позволят эффективно управлять персоналом согласно стратегии компании. В ходе такой проверки, дополнительно к аудиту кадровой документации, рассматриваются следующие вопросы:

• анализ потребности организации в кадрах;
• подбор персонала;
• оценка кадров;
• обучение и развитие персонала;
• анализ системы оплаты труда;
• мотивация персонала;
• анализ корпоративной культуры;
• оценка психологической обстановки в коллективе.

Предприятие прибегает к кадровому консалтингу в следующих случаях:

1. Требуется разработка отдельных направлений в сфере управления персоналом (разработка системы мотивации, обучения и т.д.);
2. Улучшение действующей кадровой политики;
3. Постановка кадрового учета и других направлений кадровой политики с нуля.

Во время аудита эксперт анализирует действующую систему по управлению персоналом. Изучаются должностные инструкции работников отдела кадров, и определяется мотивация кадрового руководства. В результате проверки, аудитор выявляет кадровый потенциал предприятия и предлагает мероприятия для оптимизации технологий по управлению человеческими ресурсами.

Кадровый аудит проходит в два этапа. На первой стадии определяются темы, задачи проверки, уточняют мотивы, побудившие руководство фирмы обратиться за помощью к специалистам. На этом же этапе изучается текущая кадровая политика, составляется программа консультирования.

На следующем этапе происходит взаимодействие с работниками организации для достижения поставленных целей. Создается три сферы:

• Развитие. Работники обучаются эффективным методикам решения проблем;
• Поддержка. Создаются условия для успешного обучения персонала;
• Закрепление. Переход искусственно созданного процесса в саморегулируемый.

В своей работе аудиторы используют разные методики, самыми эффективными из них являются:

1. Коучинг . Специалисты проходят профессиональное обучение под руководством эксперта. Суть метода заключается в том, что для обучаемого создают такие условия, в которых он самостоятельно находит лучшее решение поставленных задач.
2. НЛП . Методика подразумевает моделирование ситуаций, которые будут воздействовать на человека через его эмоциональный настрой. Применять такую технологию может только дипломированный эксперт.
3. Социальные исследования . Аудитор проводит опрос (устный или письменный) сотрудников. В ходе беседы или анкетирования выясняется мотивация людей, их готовность к переменам, основные принципы, которыми они руководствуются в жизни.
4. Создание новой структуры бизнес-процессов . Эксперт разрабатывают модель новой структуры. По ходу работы проводится оптимизации текущих процессов, и определяют новые требования.

Кадровый аудит — важный инструмент в развитии компании. Грамотно выстроенная кадровая политика способна улучшить взаимодействие в коллективе, увеличить производительность труда, сократить время на поиск и подбор работников, снизить затраты на оплату труда.

В зависимости от целей и задач проверки, мы предлагаем нашим клиентам 3 вида кадрового аудита.

1. Локальный аудит

Производится локальная выборка кадровых документов для выявления системных ошибок кадрового учета. Выборочно на предмет соответствия требованиям ТК РФ анализируются все обязательные документы , фактически существующие у работодателя.

Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда ходят быть уверенными, что общий подход к ведению кадрового делопроизводства в их компании верный, а пакет необходимых документов полный и составлен корректно.При этом выявление локальных ошибок исполнителя, отвечающего за ведение КДП, не является значимым для клиента.

2. Полный аудит

Производится анализ каждого документа для выявления всех возможных ошибок, допущенных при ведении КДП (кадрового делопроизводства). Все существующие в компании кадровые документы анализируются в полном объеме. Все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг с другом. Разрабатываются индивидуальные рекомендации по исправлению допущенных ошибок.

Данный аудит позволяет дать полную оценку качеству ведения КДП в компании и устранить все существующие ошибки. Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда хотят быть уверенными, что они полностью готовы к любому аудиту проверяющих органов и при запросе любого документа при проверке не будет никаких проблем и сложностей.

3. Системный аудит

Производится проверка всей кадровой документации ("полный аудит") + анализ системы движения кадрового документооборота, выявление проблемных зон системы.

Данный аудит позволяет системно взглянуть на кадровое делопроизводство в Компании. Отчет о результатх аудита содержит не только рекомендации по устранению всех обнаруженных нарушений, но рекомендации по оптимальному изменению системы работы в сфере КДП (кадрового делопроизводства).

Наши клиенты, которые выбирают этот вид аудита, хотят не только быть уверенными в корректностии правильности ведения КДП, но и в оптимальности и эффективности логистики кадрового делопроизводства в компании.

Стоимость кадрового аудита (все цены указаны без НДС)

ВИД АУДИТА	количество штатных единиц до 10	количество штатных единиц от 11 до 25	количество штатных единиц от 26 до 50	количество штатных единиц от 51 до 90	количество штатных единиц от 90 до 200	количество штатных единиц от 201 до 400	количество штатных единиц более 400
ВИД АУДИТА	количество штатных единиц
	до 10	от 11 до 25	от 26 до 50	от 51 до 90	от 90 до 200	от 201 до 400	более 400
Локальный аудит	900 р./ед, но не менее 5000 р.	850 р./ед	800 р/ед	750 р./ед	700 р./ед	650 р./ед	обсуждается индивидуально с клиентом
Полный аудит	1300 р./ед, но не менее 7000 р.	1250р./ед	1200 р./ед	1150 р/ед	1100 р./ед	1150 р./ед
Системный аудит	1600 р./ед, но не менее 13500 р.	1550 р./ед	1500 р./ед	1450 р./ед	1400 р/ед.	1350 р/ед.

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

• отдельные участки ведения КДП;
• или документы по отдельным работникам;
• или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

• направить работника кадровой службы на учебу;
• дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
• перевести на другую работу;
• расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям . У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА .

РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА

Положение об оплате труда

Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА .

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;
• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
• критерии и процедуру оценки труда.

Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате .

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2-984/12

Положение о защите персональных данных работников

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

• непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
• несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График сменности . Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени . Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР) . Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.

Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации .

У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода. Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе . В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014).